Qu'est-ce que la gestion des stocks et quels sont les systèmes de gestion des stocks disponibles?

Le contrôle des stocks, définition et les différents systèmes existants

La définition du contrôle des stocks est celle d'un système qui permet de réaliser une gestion des stocks d'un entrepôt, tant à l'entrée qu'à la permanence ou à la sortie. L'objectif final est l'optimisation des coûts et de garantir que l'utilisation des stocks soit la meilleure possible.

La gestion mène à l'optimisation, il est donc essentiel d'avoir des pratiques pour atteindre vos objectifs. C'est là que le concept de système de stocks entre en jeu, celui qui fournit l'ordre. Il existe divers systèmes de stocks en fonction des caractéristiques de chaque entreprise.

Il faut garder à l'esprit que, selon la complexité de chaque situation, la meilleure méthode sera différente. Ce qu'il convient de noter, c'est qu'aujourd'hui il est possible de réaliser un contrôle des stocks complexe en moins de temps. En effet, les ERP permettent de traiter automatiquement une quantité énorme de données et, qui plus est, de travailler depuis un site périphérique pour effectuer les modifications d'informations.

Actuellement, nous pouvons mettre en avant trois systèmes de stocks : global, analytique et perpétuel. Prenez note, cela vous intéressera pour décider du système qui vous convient le mieux :

Système de stocks global

Le système de stocks global se distingue par sa fonctionnalité et sa simplicité. Dans ce cas, ce qui est fait est d'inclure dans un même compte, appelé "marchandises", toutes les opérations de stocks. Si vous n'avez pas de connaissances spécialisées, c'est une façon de commencer et de maintenir un enregistrement minimal.

Les étapes à enregistrer sont multiples, mais toujours dans le même compte. Tout d'abord, la situation initiale des marchandises. Ensuite, les achats. En troisième lieu, les ventes des marchandises. D'autre part, il faut enregistrer les retours et les frais d'achat. Toutes ces informations pourront être centralisées de manière à ne pas perdre de temps ni à se disperser. Ce type de système est propre aux anciens magasins, en raison de sa simplicité pour effectuer des calculs et, évidemment, il est analogique.

La vertu du système de stocks global est, en même temps, son principal inconvénient. Comme il n'y a pas de détail, vous ne pourrez pas connaître la quantité de marchandises que vous avez déplacée, ni les coûts ou la valeur finale de ce qui a été vendu. Ce système oblige également à réaliser un inventaire physique. Par conséquent, bien qu'il s'agisse d'un système de base, il finit par entraîner paradoxalement une duplication des efforts.

Système analytique ou par mémorisation

Le système analytique est celui qui se concentre sur la connaissance de la valeur de tous les éléments inclus dans les opérations. Cela implique l'ouverture d'un compte spécifique pour chaque élément, de sorte que la comptabilisation se fera ainsi. Cela apporte des avantages tels que connaître la valeur de chaque compte et les pertes et profits.

Et quels sont les éléments à prendre en compte ? Tout d'abord, le compte des stocks. Ensuite, il faut ajouter un compte d'achats. En troisième lieu, il convient d'inclure une rubrique de dépenses pour les achats. Ensuite, il faudra inclure un compte de retours sur ventes. En cinquième lieu, il faut ajouter un compte de remises sur ventes. Le sixième compte qui doit figurer est celui des ventes. En septième lieu, il convient de mentionner une rubrique de retours sur achats. Enfin, il y aura un compte de remises sur achats.

Ce système a le grand inconvénient de ne pas connaître la quantité de marchandises ni s'il y a eu des pertes. Et cela vous obligera, pour le savoir, à faire un inventaire physique.

Système d'inventaire perpétuel

Le système d'inventaire perpétuel est le plus complexe à mettre en œuvre, mais aussi le plus efficace. Le principe est de contrôler les entrées et sorties de marchandises à tout moment.

Ce mécanisme vous permet de savoir ce que vous avez vendu, les bénéfices ou pertes et la valeur finale de l'inventaire. En général, pour obtenir ces informations, il est nécessaire d'inclure tous les mouvements, de sorte que la consultation soit précise et vous aide à prendre des décisions avec plus de certitude. C'est pourquoi, ces dernières années, ce type de système a gagné en importance grâce au développement des nouvelles technologies et du Big Data.

Ce système présente l'avantage évident de la précision et, si vous disposez des moyens techniques nécessaires, c'est le meilleur. Le principal inconvénient est que, en général, vous aurez besoin d'un ERP spécialisé pour enregistrer toutes les étapes.

Comment un ERP aide-t-il vos tâches de contrôle des stocks ?

Les ERP sont le logiciel qui vous permet de réaliser un contrôle des stocks de bout en bout. Aujourd'hui, il est possible d'avoir accès aux informations sur l'entrée des marchandises, les achats, les ventes, les retours et de contrôler toute perte.

Comment cela est-il possible ? Tout d'abord, en choisissant la solution appropriée qui inclut tous les modules nécessaires. Ensuite, en effectuant des changements en temps réel, ce qui est possible avec notre ERP dans le cloud. Enfin, en permettant l'accès à toute personne autorisée depuis n'importe quel appareil. Cela évite d'avoir à effectuer les opérations plusieurs fois et, par conséquent, de perdre du temps. Il n'est pas nécessaire d'être à un endroit fixe pour contrôler les entrées et sorties de marchandises, ce qui facilite le travail.

Pour toutes ces raisons, il est conseillé aujourd'hui de disposer d'un ERP pour contrôler les stocks. De plus, cela permettra de suivre un système d'inventaire perpétuel, même dans les PME.

Conclusion

Le contrôle des stocks est un élément essentiel pour une gestion intelligente de vos marchandises et pour en tirer le meilleur parti. Vous recherchez un logiciel spécialisé pour garantir les meilleurs résultats ? Avec SEIDOR Business One, nous vous fournissons des solutions ERP qui vous permettront d'effectuer une gestion des stocks correcte. Il est possible d'obtenir un logiciel pour tous types d'entreprises, qu'il s'agisse de production, de distribution ou de services. Contactez-nous si vous souhaitez en savoir plus !