Innovación y digitalización de documentos en el sector de la construcción

Las empresas de construcción manejan un importante volumen de documentos, como permisos de construcción, aprobación de instituciones municipales, comprobantes de pagos de compras y de salarios, entre otros. Todos estos documentos suelen estar impresos y, una vez firmados/aprobados, terminan almacenándose en grandes archivadores dentro de las oficinas o sedes laborales de las empresas, cumpliendo funciones que, en la gran mayoría de los casos, se limita al respaldo de información en caso de una auditoría interna/externa.

Este almacenamiento de información en físico (es decir, en papel) tiene dos problemas principales que cada día tienen más peso para las compañías:

1. Vulnerabilidad de la información a factores externos.
2. Dificultad en la gestión de dichos documentos.

Sobre la vulnerabilidad

Si bien las oficinas cumplen rigurosas normas de seguridad, no están exentas de riesgos o hechos fortuitos que pueden poner la información en riesgo. Desde accidentes que deriven en daños físicos a los documentos, pasando por inundaciones, humedad, etc.

El simple hecho de que ocurra una eventualidad mencionada podría obligar a todo el departamento contable a movilizarse para resguardar al archivo, generando pérdidas de tiempo y productividad ya que estas tareas suelen tomarse días (por no decir semanas en caso de grandes archivos). Todo esto se traduce a tiempo perdido en el que los miembros del equipo pudieron dedicarse a tareas de mayor valor agregado.

Sobre la gestión de dichos documentos

Supongamos que la empresa necesita auditar la actividad realizada durante un período muy específico y particular; esto requeriría que alguien del equipo deje de estar haciendo su trabajo para dirigirse al archivo y dedicar tiempo para encontrar la documentación solicitada, buscando entre todos los recibos y papeles que también se generaron en ese mismo momento.

La cuestión se complica cuando las personas que gestionaron esa información abandonan la empresa, consumiendo más tiempo del indicado cuando el colaborador designado no está del todo corriente de cómo se gestiona dicha compañía.

¿Qué podemos hacer?

El surgimiento de nuevas y novedosas tecnologías permiten el aumento de la visibilidad sobre toda la información que genera una empresa, así como los procesos llevados a cabo para su generación, de esta forma también se logra mejorar la trazabilidad, lo cual es sumamente beneficioso para rastrear documentos antiguos, centralizándolos en una ubicación segura (los servidores de la empresa o en la nube), respaldándolos y brindando acceso a las personas indicadas el tiempo necesario.

SEIDOR Argentina está consciente tanto de las necesidades de las empresas del rubro de la construcción como de los últimos avances, razón por la que ha desarrollado soluciones como HERMES.

HERMES – Reconocimiento óptico de Caracteres

Hermes fue desarrollada como una solución para el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR en inglés) dedicada a la digitalización de todo tipo de información, capaz de personalizarse según las necesidades de la empresa, reduciendo los tiempos y errores, y aumentando la productividad.

Entre los beneficios de la solución encontramos:

1. Ahorro en tiempo de los recursos
2. Automatización de tareas
3. Aumento de la productividad
4. Reducción de error
5. Configurable a cualquier documento
6. Centralizar la información

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