¿Tener el ERP y la información de mi negocio en la nube, o no?

Tradicionalmente las empresas tenían todos sus sistemas e información en servidores dentro de sus instalaciones pero ahora existe la Nube.

¿Sera buena opción? Al momento de evaluar ERPs (sistemas de gestión empresarial integral) para implementar dentro de nuestro negocio es común encontrarnos con el siguiente dilema:

¿Escoger un sistema “en la nube” o un sistema “en sitio”?.

Analicemos las opciones para decidir cuál es la mejor actualmente.

Sistemas En Sitio (On-Premise en inglés)

Estos siguen la forma clásica de tener un software. Compras el programa (o te venden una licencia) y lo instalas en un servidor (computadora con mucho poder) que esté “en sitio”, es decir dentro de tus instalaciones (oficina, fábrica, taller, etc.)

Tradicionalmente los dueños de las compañías se sentían muy tranquilos con este tipo de instalación pues sabían que toda la información se mantenía dentro de la compañía y bajo su control.

Desventajas de los servidores en Sitio

Pero es verdad que también había algunas desventajas de este esquema, como:

• Se necesita hacer una fuerte inversión en el servidor y equipos para protegerlo (ej. firewall, respaldos, aire acondicionado, cámaras de vigilancia, etc.) y aun así no siempre estamos seguros ante todos los incidentes como puede ser un desastre natural o un robo en nuestras instalaciones. Sin poder olvidar que con el tiempo las necesidades cambian lo que puede provocar que ya nuestro equipo quede demasiado grande o de lo contrario quede chico y necesitemos más; y si esto no pasa es seguro que con el paso del tiempo nuestros equipos se harán viejos y necesitarán ser reemplazados.
• También hay que contar con personal de sistemas que mantenga el servidor y demás equipos actualizados y funcionando correctamente, lo que aumenta el personal y la nómina.
• Finalmente el acceso al sistema por lo general está limitado a que sea solo en la oficina (o donde esté instalado) y si se quiere dar acceso a personas desde fuera se necesita una conexión a internet de nivel empresarial y equipos para hacer conexiones remotas seguras (VPNs).

Sistemas en la Nube (o Cloud)

Como vemos, el modelo tradicional tiene muchos requerimientos ajenos a la actividad principal de los negocios lo cual es un inconveniente. Por esto, con el paso de los años han surgido compañías especializadas en esto que ahora ofrecen una nueva alternativa “La Nube”.

La idea detrás de un sistema en este esquema es que el programa esté instalado en “la nube” (que no es otra cosa que un centro de servidores de última generación administrados y mantenidos por un proveedor especializado) y pagues mensualmente por el servicio de cómputo que necesites.

Esto puede ser atemorizante o parecer riesgoso a muchas personas que no están tan enteradas del tema, pero déjame tocar algunos puntos para mostrar que los beneficios son mucho mayores a los problemas:

Ventajas de Servidores en la Nube

• Seguridad: Viendo la parte física los centros de datos de la nube están protegidos con diversos sistemas y niveles de protección equiparables (o incluso mejores) a casas de moneda, reservas nacionales o carceles de maxima seguridad. Por la parte digital los softwares y equipos que usan son de última generación para proteger de ciberataque.
• Disponibilidad: En caso de fallas tienen redundancia (equipos idénticos en otra ubicación) para restablecer el servicio en cuestión de minutos. De hecho ofrecen contratos de disponibilidad garantizando el servicio sin fallas prácticamente todo el año.
• Velocidad: Los servidores y equipos a los que tienes acceso en un esquema cloud son infinitamente más poderosos que los que podrías tener en tu oficina. Así todo corre más rápido y hay menos errores lo que se traduce en mayor productividad. Tambien si algun dia necesitas más servidores o poder los puedes conseguir solo con unos clics.
• Acceso Remoto: Si un sistema está instalado en la nube se podrá acceder a él fácilmente desde un celular, tablet o computadora solo requiriendo una conexión a internet. De esta forma tus vendedores, gerentes, directores o quien sea podrá trabajar en la calle, de viaje, en casa, taller u oficina sin necesidad de VPNs.
• Ahorro: No necesitas invertir en comprar y actualizar equipos, ellos se preocupan por estarlos renovando constantemente. Tampoco es necesario contar con personal de sistemas pues la renta del servicio ya incluye personal especializado que administra y mantiene todo a punto. De tu parte solo es necesario conectarse y usar el sistema sin ninguna preocupación técnica.

La única desventaja

Pensando en las desventajas, creo que la única clara ya la vimos. Esta es que, si solo trabajaras en la oficina, necesitas contar con acceso a internet para usar el sistema.

Pero más que desventaja yo diría que es una cosa a considerar pues no es algo extraño o excepcionales en este siglo XXI.

Como vemos actualmente la nube es la mejor opción cuando de servidores y hospedaje de sistemas se trata.

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