Recusa na entrega: entenda o novo fluxo de emissão da NF-e e como automatizar esse processo com o 4tax-NDC

Em operações com grande movimentação de mercadorias, a recusa na entrega faz parte da rotina. O destinatário pode não ser localizado, recusar toda a carga ou aceitar apenas parte dos produtos. A ocorrência acontece na porta do cliente, mas seus efeitos chegam rapidamente à área fiscal.

Com o Ajuste SINIEF nº 49/2025 e, mais recentemente, o Ajuste SINIEF nº 34/2026, além de saber se a recusa foi total ou parcial, a empresa passa a precisar identificar se o destinatário é contribuinte ou não contribuinte. É essa informação que define quem emite o documento de retorno e qual tipo de NF-e deve ser usado. Entender esse fluxo, e contar com tecnologia para executá-lo sem falhas, é o que separa um processo sob controle de um retrabalho constante.

O que mudou com o Ajuste SINIEF 34/2026

O Ajuste SINIEF nº 34/2026 alterou a cláusula quinta do Ajuste SINIEF nº 49/2025, que trata do retorno por recusa total ou parcial na entrega e por não localização do destinatário. A grande novidade está na recusa parcial, que passou a ter dois caminhos. Assim, uma mesma ocorrência pode exigir documentos fiscais diferentes, conforme o cenário e a condição tributária do destinatário:

Os três cenários na prática

Recusa total ou não localização do destinatário
O remetente da NF-e original emite uma NF-e de entrada para anular integralmente a operação de saída. É uma Nota de Crédito (finNFe = 5) com tpNFCredito = 03 (Retorno por Recusa na Entrega ou por Não Localização do Destinatário na Tentativa de Entrega) e natureza da operação "Retorno por Recusa ou não localização". O documento traz os itens não entregues, a chave de acesso da NF-e original no campo refNFe, a identificação do destinatário da nota original e o destaque do ICMS, quando houver.

Recusa parcial com destinatário não contribuinte
A emissão continua com o remetente, também como NF-e de entrada do tipo Nota de Crédito (finNFe = 5), agora com tpNFCredito = 06 (Retorno por Recusa Parcial na Entrega) e a mesma natureza da operação. A diferença é que a operação original não é anulada: o documento representa apenas os itens efetivamente recusados, com o referenciamento desses itens na NF-e original e o destaque do ICMS, quando houver.

Recusa parcial com destinatário contribuinte
Aqui está a principal mudança. Quem emite o retorno passa a ser o próprio destinatário da NF-e original, por meio de uma NF-e de saída do tipo Nota de Débito (finNFe = 6), com tpNFDebito = 09 (Retorno por Recusa Parcial na Entrega), natureza da operação "Retorno por Recusa Parcial", os itens não entregues, a referência à NF-e original e o destaque do ICMS, quando houver.

A alteração muda o tipo de documento e, principalmente, transfere a responsabilidade da emissão para quem recebeu a mercadoria. Para empresas com ERP integrado a vendas, logística e recebimento, isso precisa entrar no desenho do processo e nos controles do sistema, inclusive para não confundir a recusa parcial com a devolução parcial. As duas envolvem o retorno de parte das mercadorias, mas são situações distintas, com tratamentos próprios.

Ponto de atenção: o tpNFDebito = 09 foi criado pelo Ajuste SINIEF nº 34/2026, mas sua emissão depende da atualização da documentação técnica da NF-e e das regras de validação dos ambientes autorizadores.

Regra fiscal e regra técnica: o que a NT 2025.002 já contempla

A legislação define o procedimento, mas é a documentação técnica da NF-e que o transforma em campos, estruturas e validações. Por isso, a NT 2025.002 precisa ser lida junto com os Ajustes SINIEF.

Hoje, a NT já contempla o tpNFCredito = 03 e o tpNFCredito = 06. Na recusa parcial, o referenciamento do documento original tem tratamento específico, por meio do grupo DFeReferenciado: não basta informar que certos itens voltaram, o XML precisa relacioná-los à operação original de forma compatível com as regras técnicas. Já o tpNFDebito = 09 ainda não está formalizado na NT e não deve ser tratado como tecnicamente disponível até a publicação das regras na documentação técnica e nos ambientes autorizadores.

O acompanhamento, portanto, tem duas frentes: a regra tributária, que diz o que o Ajuste SINIEF determina, e a regra técnica, que define como a NF-e representa e valida a operação. Só com as duas alinhadas é possível concluir a parametrização e os testes no ERP.

A recusa não termina na emissão da NF-e

O Ajuste SINIEF nº 49/2025 prevê que o destinatário registre, conforme o caso, os eventos de "Operação não Realizada" ou "Desconhecimento da Operação", e que o transportador registre o "Insucesso na Entrega da NF-e" ou o "Insucesso na Entrega do CT-e". O fluxo é uma sequência de eventos que conecta comercial, logística, destinatário, transporte e escrituração fiscal, e é nessa integração entre áreas que surgem os maiores desafios.

Impactos no ERP e como se preparar

Os sistemas precisam reconhecer cada cenário e direcioná-lo ao tratamento fiscal correto. Os principais pontos de avaliação são:

• Ocorrência: recusa total ou parcial;
• Responsável pela emissão: destinatário contribuinte ou não contribuinte;
• Finalidade e tipo de documento: entrada ou saída, finalidade de emissão e tipo de Nota de Crédito ou Débito;
• Itens e referenciamento: somente a chave, ou a chave e os itens;
• Tributação e integração: CFOP, ICMS quando houver, IBS, CBS e demais regras tributárias.

Em ambientes SAP ou em outros ERPs integrados ao fiscal, isso pode exigir revisão de regras de determinação, integrações, parametrizações e cenários de teste. Mais do que atualizar códigos fiscais, vale revisar o processo ponta a ponta:

1. Mapear os cenários atuais de recusa total, recusa parcial e não localização do destinatário.
2. Revisar o fluxo entre Logística e Fiscal, definindo como a ocorrência será registrada e como chegará à emissão do documento.
3. Avaliar a responsabilidade pela emissão, com a determinação de documento, finalidade, tipo de nota, CFOP, tributação e referenciamento. Na recusa parcial com destinatário contribuinte, o fluxo precisa escriturar um documento recebido com finalidade 6 (Nota de Débito); nos demais casos, emitir um documento com finalidade 5 (Nota de Crédito).
4. Testar ponta a ponta, da ocorrência logística à geração do XML, autorização, eventos e escrituração.
5. Acompanhar a NT 2025.002, já que a previsão do tpNFDebito = 09 no Ajuste SINIEF 34/2026 não significa que sua emissão esteja tecnicamente disponível.

Como o 4tax-NDC apoia sua empresa nesse novo fluxo

O 4tax-NDC, solução da SEIDOR para a gestão de Notas de Débito e Crédito, tira esse processo do controle manual e o leva para um fluxo automatizado e rastreável. A ferramenta automatiza a emissão dos três tipos de nota envolvidos na recusa: NC03 (recusa total ou não localização), NC06 (recusa parcial com destinatário não contribuinte) e ND09 (recusa parcial com destinatário contribuinte).

Na NC03, a automação começa antes mesmo de alguém abrir o sistema. Gatilhos automáticos identificam os eventos de recusa vinculados à NF-e original e, a partir deles, o 4tax-NDC busca na base tudo o que a Nota de Crédito precisa: a chave de acesso da nota original para o refNFe, os itens não entregues, os dados do destinatário e a tributação. Com as informações reunidas, a nota segue para emissão automática, sem digitação e sem depender de que alguém perceba a ocorrência a tempo.

Na recusa parcial, a ferramenta conduz a emissão da NC06 e da ND09 a partir da NF-e original, com a seleção dos itens efetivamente recusados e o referenciamento exigido pela documentação técnica, o que ajuda a separar com clareza a recusa da devolução parcial. No caso da ND09, a emissão acompanha a publicação das regras na NT 2025.002, sem parametrizações antecipadas. E todas as notas ficam reunidas em um único monitor, com status, etapas do fluxo e histórico da NF-e.

Com o 4tax-NDC, sua empresa consegue:

• Transformar ocorrências de recusa em documentos fiscais automaticamente, sem retrabalho manual;
• Aplicar o documento correto para cada cenário, com finalidade, tipo e referenciamento adequados;
• Reduzir erros e inconsistências entre a NF-e original e a nota de retorno;
• Integrar Logística e Fiscal em um fluxo único, com visibilidade do que foi emitido, do que está pendente e do que precisa de ação.

Conclusão

A recusa na entrega começa como uma ocorrência operacional, mas exige um tratamento fiscal cada vez mais específico, que depende de a recusa ser total ou parcial e, na parcial, de o destinatário ser contribuinte ou não. No cenário mais sensível, o Ajuste SINIEF 34/2026 já define a emissão de NF-e de saída pelo destinatário, com tpNFDebito = 09, mas a implementação ainda depende da documentação técnica da NF-e.

O momento é de mapear processos, avaliar impactos nos sistemas e acompanhar a evolução da NT, sem parametrizar antes da hora, garantindo que cada ocorrência registrada na operação esteja corretamente refletida no processo fiscal e no ERP. É exatamente aí que o 4tax-NDC entra: transformando cada recusa em um documento fiscal correto, com agilidade e segurança. A SEIDOR está pronta para apoiar sua empresa nessa transição.

Autor
Ellen Silva
Consultora fiscal e pós-graduada em Direito Tributário

Coautor
Thiago Santos
Head 4tax fiscal, NDC e reforma tributária