Microsoft Teams: la solución de valor que necesitas para una verdadera transformación digital

La distribución geográfica sigue siendo un problema, a pesar de que los móviles, el correo electrónico, las salas de videoconferencia y la mensajería instantánea acortan considerablemente las distancias. Además, cuando se trata de sumar talento y capacidades dentro de los equipos, hay otra barrera que es necesaria vencer: la generacional. Los millennials y las generaciones posteriores tenemos diferentes costumbres y preferencias, una formación heterogénea y también diferentes expectativas a la hora de enfrentarnos a nuestros puestos de trabajo.

El reto de los silos de información y las aplicaciones desconectadas

El puesto de trabajo moderno reclama la coexistencia del correo electrónico y los calendarios, del chat, la capacidad de crear contenidos de forma colaborativa, las reuniones basadas en voz, la videoconferencia o los escritorios compartidos, las redes sociales corporativas, la integración con aplicaciones de negocio; así como, la gestión eficiente de los contenidos, entre otros.

Pues todo esto es capaz de aglutinarlo Microsoft Teams. No sólo por lo que aporta como una solución novedosa dentro de los servicios empresariales de Office 365, sino por lo que es capaz de integrar. Y lo hace sin importar el dispositivo, el momento y el lugar. La experiencia de uso de Teams en un ordenador, en un Smartphone o en una tableta es totalmente consistente porque, al final, es la nube de Microsoft la que está detrás de todo esto.

Experiencias integradas y totalmente seguras

Ya de por sí, todos los servicios de Office 365 ofrecen la seguridad, el cumplimiento regulatorio y la facilidad de administración que requieren los puestos de trabajo modernos. Y eso lo hereda Teams como un miembro más de la familia, con funcionalidades tales como la autenticación multifactor.

Por su parte, Teams no sólo ofrece un chat seguro, sino que es, además, persistente. Brevemente podemos destacar algunas funcionalidades y servicios:

• Transición sencilla de unos grupos de trabajo a otros.
• Llamadas de voz y video desde smartphone (tanto Android como iOS).
• Integración con el correo electrónico.
• Integración con salas de videoconferencia como Polycom, Lifesize.
• Gestión de calendario de reuniones.
• Gestión de archivos integrada, con Word, Excel, PowerPoint y OneNote embebidos (no es necesaria la instalación de Apps adicionales) así como apertura de ficheros en formato PDF.
• Seguimiento de canales de comunicación (con notificaciones sobre nueva actividad).

A esto se suma su capacidad de desarrollo y la disponibilidad de integración con aplicaciones de terceros, entre los que podemos citar SAP y Trello.

¿En qué entornos puede encajar Teams?

Siempre que la colaboración eficaz pueda aportar valor al negocio, Teams puede ser la solución para potenciarla. Veamos algunos ejemplos:

• En los departamentos de ventas: puede servir para conseguir respuestas rápidas de los jefes de producto, compartir las últimas noticias de la organización, de producto o de la competencia.
• En los departamentos de marketing: puede ser la base para coordinar campañas y eventos, compartir los borradores de materiales para su revisión, acceder a informes analíticos o preparar lanzamientos de marketing entre diferentes participantes.
• En la gestión de proyectos: permite sincronizar los avances entre todos los miembros del equipo, compartiendo el estatus y recopilando feedback; permite compartir ficheros y poner al día, de una forma rápida, a nuevos miembros del equipo.
• En los departamentos de ingeniería: facilita el debate entre diferentes grupos; así como, permite almacenar documentación vinculada a cada cliente o proyecto.
• En atención al cliente: el uso de Teams nos puede aportar una mayor visibilidad de los procesos de atención, de escalación de incidencias o de búsqueda de soluciones basadas en historial de chats o archivos vinculados a los grupos.
  

Para la introducción de Teams en las organizaciones debe tenerse en consideración los siguientes puntos:

• Implicación en las fases iniciales del proyecto de todos los Key Users de la organización (RRHH, Operaciones, IT, Ventas, Compras, Marketing…).
• Definición de casos de uso en base a los distintos colectivos de la organización.
• El modelo de gobierno, considerando las tecnologías subyacentes a Teams.
• La adopción y gestión del cambio.
• La gestión y modelo de servicio posterior a la implantación del proyecto.

¿Conocías ya Microsoft Teams?

En SEIDOR somos especialistas en soluciones de colaboración de Microsoft y Teams forma ya parte de nuestra forma natural de trabajar desde su lanzamiento. Si ya eres usuario de herramientas de Office 365 tienes mucho camino avanzado, y desde SEIDOR podremos ayudarte en la adopción de esta magnífica forma de trabajar.