Com evitar ruptures d'estoc amb un ERP

Hi ha molts riscos derivats d'un mal control d'inventaris, i la ruptura d'estoc n'és un. En els apartats següents et donem les respostes a aquestes i altres qüestions.

Què és una ruptura d'estoc i per què es produeix?

Comencem analitzant què és exactament una ruptura d'estoc. Utilitzem aquesta expressió quan una empresa no és capaç de satisfer les demandes dels seus clients per a un o diversos productes determinats. Per dir-ho d’una altra manera, és quan el consumidor vol adquirir el producte, però les existències estan esgotades.

Es tracta d'una errada important de la cadena de subministrament, que repercuteix en la rendibilitat del negoci i en la imatge de la marca. El més cridaner de les ruptures d'estoc és que solen produir-se per una alta demanda d'algun bé comercialitzat. En conseqüència, i malgrat que el consumidor està decidit a comprar el producte, l'empresa no aconsegueix monetitzar aquest interès perquè no disposa d'estoc.

I quines són les causes per les quals es produeix una ruptura d'estoc? Quan un producte deixa d'estar disponible, el més habitual és que la responsabilitat sigui de l'empresa mateixa i de la gestió que aplica a la seva cadena de subministrament. Ara bé, de vegades també es trenca l'estoc per factors externs que no són controlables. En qualsevol cas, aquí te'n deixem alguns motius freqüents:

• Comandes no fetes a temps. Quan la cadena de subministrament es controla de manera rudimentària o fins i tot manual, les comandes als proveïdors es veuen afectades. Si no es fan a temps, es corre el risc d'haver d'aturar la producció parcialment o totalment. La ruptura d'estoc per aquesta raó és responsabilitat de l'empresa.
• Fluctuacions de la demanda. Els consumidors canvien d'opinió ràpidament i el mercat és molt volàtil. És possible que una empresa que treballa basant-se en una demanda estable d'un producte es vegi desbordada quan el pic de comandes es dispara. Evidentment, aquesta és una causa externa que la companyia no pot controlar. Però, tal com veurem més endavant, hi ha eines per predir aquests canvis.
• Inventari de subministraments inexacte. Les dades inexactes de l'inventari poden arribar a aturar del tot la producció. Per què? Tenir una previsió poc fiable d'un subministrament provoca que les comandes no es facin a temps i que components fonamentals del producte no estiguin disponibles. Aquesta és una causa que té a veure directament amb la gestió que fa l'empresa de la seva cadena de subministraments.
• Retards en l'enviament de primeres matèries. La recepció de les mercaderies de vegades es demora. Tot i que és un problema difícil d'evitar, els seus efectes es pal·lien si es disposa d'estoc de seguretat.

Les ruptures d'estoc no són res nou. Però, hi ha alguna manera d'afrontar-les o evitar-les?

Previsió de demanda, la clau per evitar ruptures d'estoc

La previsió de la demanda és una tècnica que permet a les empreses saber per endavant si hauran de reduir o augmentar la producció. S'aconsegueix gràcies a les dades històriques i a altra informació crítica de la companyia.

Aquestes tasques es poden fer amb un ERP. En aquest cas, l'aplicació de gestió comprèn moltes altres àrees del negoci, a més de generar informes sobre la demanda futura. Disposar d'aquesta previsió evita les ruptures d'estoc, però també permet prendre millors decisions sobre compres i optimització d'inventari.

Altres conceptes relacionats amb les ruptures d'estoc

A més de la previsió de la demanda, hi ha altres conceptes relacionats amb la ruptura d'estoc que has de conèixer. Vet aquí els més bàsics:

• Estoc màxim. És una expressió que es fa servir per referir-se al límit de quantitat que es produirà. La disponibilitat d'un producte mai no estarà per sobre d'aquest màxim. És bo de recordar que superar l'estoc màxim es tradueix en despeses innecessàries relacionades amb l'emmagatzematge.
• Estoc mínim. És el contrari de l'estoc màxim. L'estoc mínim és la quantitat de producte que hi ha d'haver sempre al magatzem. La xifra és la idònia perquè l'empresa atengui amb èxit les peticions dels clients. La línia de producció ha de funcionar de manera que sempre es compleixi el mínim de disponibilitat del producte.
• Estoc de seguretat. Concepte interessant per evitar ruptures d'estoc. Fa referència a una quantitat extra de producte que hi haurà al magatzem per fer front a imprevistos o a un augment sobtat de la demanda.
• Punt d'aprovisionament. Defineix el moment en què s'ha de proveir novament d'existències el magatzem.

Es poden evitar ruptures d'estoc definint correctament aquestes variables. Sens dubte, és una tasca complicada, que se simplifica gràcies a solucions digitals amb els ERP.

SAP Business One i SEIDOR, evitant les ruptures d'estoc amb un ERP

Un ERP és un sistema de gestió de processos integral que unifica totes les tasques d'una empresa en un sol lloc. També proporciona informació útil que millora la presa de decisions i, tal com dèiem al començament d'aquest article, permet planificar els inventaris de manera senzilla i evitar les ruptures d'estoc.

Amb SAP Business One obtens control absolut de la producció al teu negoci. Gràcies a la implementació d'analítica basada en el Big Data, disposes d'una previsió de la demanda fiable per determinar quin ha de ser l'estoc mínim i màxim. Fins i tot podràs gestionar les comandes fetes als proveïdors!

A SEIDOR t'ajudem a implementar SAP Business One a la teva PIME. Evita les ruptures d'estoc amb l'ERP líder a tot el món. Milers i milers d'empreses l'han escollit com la seva plataforma de gestió de processos. Ara és el moment de la teva empresa.