Cómo afecta la ley antifraude al software ERP de tu empresa

La Ley Antifraude: qué es y cómo te afecta

El texto de la Ley Antifraude 11/2021 introduce novedades y tiene, como principal objetivo, impedir el fraude fiscal. En este sentido, se incluyen obligaciones para particulares y empresas, así como penalizaciones. Hay, pues, una afectación de la Ley Antifraude al software ERP.

Esta legislación es la transposición de una directiva europea (2016/1164) que unifica las medidas de lucha contra el fraude. En este sentido, se busca evitar que las nuevas tecnologías se conviertan en una puerta para falsear la contabilidad de las compañías. Por lo tanto, es muy importante que puedas saber si tu ERP es compatible con las nuevas exigencias. No en vano, las sanciones por incumplimiento de la legislación alcanzan los 50.000 euros en casos extremos.

En consecuencia, si tienes una empresa y trabajas con un ERP, esta ley te afectará. Y ni que decir tiene que, en el caso de las PYMES, esto entraña mayor complejidad. Eso sí, aún está pendiente un desarrollo reglamentario. Aquí detallamos de qué manera afecta la Ley Antifraude al software ERP.

Cómo afecta la Ley Antifraude al software ERP de tu compañía

El software ERP tiene que cumplir una serie de condiciones para que no se vea afectado negativamente por la ley. Ahora bien, hay que señalar que la plena obligatoriedad se implementará a partir del 1 de enero de 2024. De todas formas, hoy ya es conveniente seguir estas normas. Las más importantes son las siguientes:

Sistema verificado y que no se pueda manipular

La primera condición que tiene que cumplir tu software ERP es que esté certificado y que no se pueda manipular. Hay que pensar que uno de los objetivos de la lucha antifraude se enfoca contra los programas que pueden ocultar o modificar asientos contables o facturas con la finalidad de defraudar.

Esta condición básica solo se consigue si se cuenta con unos protocolos definidos en el software. Hay que señalar que, antiguamente, los programas de contabilidad o facturación no contaban con la verificación. Sin embargo, hoy es posible enviar información tributaria y pagar impuestos mediante el SII (Suministro Inmediato de Información). En el caso de que se siga esta pauta, no debería de haber problema.

En consecuencia, y como elemento general, convendrá asegurarse de que tu ERP cumple con esta condición. Si hay alguna brecha de seguridad que permite que se pueda manipular, te expondrás a sanciones.

Accesibilidad controlada

La accesibilidad es otra de las condiciones básicas. Y esto tiene sentido si recordamos que la Agencia Tributaria tiene que hacer comprobaciones. No se trata de que a esta información pueda acceder cualquiera de cualquier forma, pero sí de que sea lo suficientemente transparente como para comparar.

Un ejemplo sería el siguiente: un empleado puede acceder al ERP previo paso de la contraseña. Aquí tendríamos una accesibilidad controlada, pero no por ello habría opacidad en la información. No en vano, en caso de que hubiese un requerimiento de la Administración, el software funcionaría igual y se podría acceder a los datos.
Esto es sumamente importante porque, si se cumple con el criterio de accesibilidad, se podrán conseguir las certificaciones. Por lo tanto, no hay que desdeñarlo.

Garantía de pervivencia de los registros

La pervivencia de los registros de operaciones es otra de las condiciones que exige esta nueva legislación. Esto tiene sentido, si recordamos que la documentación de facturas se tiene que guardar durante un periodo de 5 a 10 años, según el caso. Por lo tanto, es necesario que se garantice que estos registros se conservan.

Este concepto está relacionado con las ideas de integridad e inalterabilidad. Por un lado, porque, para disponer de la información completa, se requiere que la información de balances y facturación esté íntegra. La segunda idea, relacionada con otras, es que esta información se ha de mantener tal y como se registró en su momento.

La otra cara de la moneda, aunque está relacionada, es el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. De la misma manera que hay que mantener la documentación durante unos años, cuando este tiempo pase, hay que eliminarla.

Controlar la trazabilidad del software

La trazabilidad del software es otra de las condiciones del ERP con la nueva normativa. No se trata solo de tener una buena seguridad, sino, también, el hecho de que se puedan controlar todos los movimientos. Y no solo lo referente a la facturación, de manera que es un tema irrenunciable.

La idea de trazabilidad va mucho más allá de la lucha contra el fraude. También se trata de poder comprobar dónde están las quiebras de seguridad para tomar decisiones si es necesario. En consecuencia, este es un punto fundamental.

Certificación

Una de las condiciones para utilizar un ERP es que este esté certificado por la Administración, concretamente para trabajar con la Agencia Tributaria. La ventaja que aporta SAP es que es un proveedor de software contrastado y que ofrece esta certificación.

En consecuencia, SAP Business One es un producto que cumple con la nueva normativa. Esto, evidentemente, proporciona tranquilidad y seguridad. Además, la certificación garantiza, también, un soporte por parte del proveedor en caso de incidencia.

Legibilidad única

La legibilidad única es imprescindible para la nueva legislación. No en vano, y esto ya consta en los Planes Generales de Contabilidad, esta ha de representar correctamente el estado patrimonial de la empresa. Por lo tanto, cualquier ERP tendrá que estar adaptado a esta circunstancia.

Hay que pensar que la legibilidad tiene que estar estandarizada. ¿Por qué? Porque, de esta forma, la Administración Pública podrá hacer sus comprobaciones cuando así lo requiera.

Conclusión

La afectación de la Ley Antifraude al software ERP es múltiple. Y esto te obligará a que elijas una solución que cumpla con la normativa. En SEIDOR One te ofrecemos SAP Business One, un ERP de última generación con distintos módulos configurables y actualizados. ¡Contáctanos para contratarlo!