DOGA optimiza la gestión global de viajes y gastos con SAP Concur

La revolución de los gastos y medios de pago en DOGA

DOGA es una empresa con una larga trayectoria y experiencia en el mundo de la innovación y desarrollo. Con presencia global en Europa (España, Italia), América (EE.UU, México, Brasil), Asia (China, India, Japón) y África (Marruecos), la empresa cuenta con más de 1.000 clientes repartidos en 70 países.

Con el foco en la investigación, diseño y fabricación, DOGA se centra en el desarrollo de sistemas dentro del sector de la automoción y la industria, especializándose en equipos limpiaparabrisas, motores de corriente continua y electrónicos y depósitos para automoción. El resultado son soluciones a medida para vehículos y maquinaria de mercados como el agrícola, construcción, autobuses, electromovilidad o energías renovables.

Uno de sus principales retos ha sido reducir los trámites administrativos en la gestión de gastos de viaje y mejorar el control y trazabilidad de la información.

¿Por qué SAP Concur?

DOGA contaba con una solución a medida que no estaba integrada con el módulo de finanzas de SAP y tampoco permitía controlar el cumplimiento de la política de viajes.

La compañía optó por SAP Concur Professional debido a su integración directa con el módulo FI de SAP, así como a la posibilidad de digitalizar la gestión de los tiques de caja y las reservas de viaje. El proyecto incluyó la implementación de
los módulos de Expense, Request y Travel de Concur.

Actualmente, se encuentran en proceso de implementar esta solución en el resto de las filiales del grupo

Propuesta de valor

Entre los objetivos fundamentales que perseguía DOGA con la implantación de este proyecto destacan:

• La mejora de la interfaz para gestionar los gastos, así como el OCR para la captura de tiques de caja.
• La reducción de papel y del tiempo dedicado para la gestión de los gastos de viaje.
• Mejorar la trazabilidad de la información.

El proyecto se realizó en un año. La mayor parte del tiempo se dedicó a la puesta a punto del módulo de Travel y la integración con la agencia de viajes, seguido por el módulo de expense y la integración con SAP FI. Actualmente unos 200 usuarios utilizan esta plataforma.

Beneficios

El principal beneficio obtenido ha sido la autonomía que tienen ahora los usuarios para reservar sus viajes sin pasar por el TravelManager y la facilidad en la gestión de tickets con la app móvil.

La funcionalidad de la captura de tiques de caja desde la app móvil ha tenido una muy buena acogida entre los usuarios al ahorrarse tener que introducir manualmente los datos de los gastos y tener que guardar los comprobantes.

Además, se ha conseguido la recuperación del IVA de los gastos a través de un add on con una empresa externa.

En general DOGA dispone ahora de una gran solución que esperan implementar en el resto de las empresas del grupo.