Novedades sobre la facturación electrónica en España

Los 3 puntos clave de la nueva ley de facturación electrónica

Se espera que la aprobación del reglamento, que todavía tiene que determinar todos los aspectos técnicos que deberá cumplir la facturación, sea durante este año 2024. Así, la obligación de la factura electrónica entre empresarios y profesionales se desglosa en tres fases:

• Un año después de la aprobación del reglamento: Las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros deberán cumplir con la obligación de facturación electrónica y la comunicación del estado de sus facturas.
• Dos años después de la aprobación del reglamento: Empresas, autónomos y pymes con facturación inferior a 8 millones de euros también estarán sujetos a la obligación de facturación electrónica, aunque estarán exentos de informar sobre el estado de sus facturas, que será de carácter voluntario.
• Tres años después de la aprobación del reglamento: Todos deberán comunicar el estado de sus facturas, completando así la obligatoriedad para todos los actores del tejido empresarial.

Sistema Español de Factura Electrónica

La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) gestionará la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), que junto las plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas que cumplan con los requisitos establecidos en el Real Decreto, formarán el sistema español de factura electrónica.

Mediante esta plataforma pública y gratuita, la AEAT facilita los medios necesarios para cumplir con la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas. Además, funcionará como repositorio universal de facturas al que podrán acceder clientes, proveedores y la propia AEAT para controlar los plazos de pago de las empresas a proveedores y prevenir fraudes.

Aspectos técnicos destacados del nuevo borrador

Qué formato deben tener las facturas electrónicas

Las facturas deberán emplear sintaxis FacturaE para la plataforma que liberará la Agencia Tributaria como registro único, y en los casos que se deban usar otros formatos vigentes, como UBL o EDIFACT, también deberán de proporcionar una copia fiel en formato FacturaE a la Solución Pública de Facturación Electrónica.

Las facturas electrónicas deberán identificarse con un código único, que necesariamente incluirá el NIF del emisor, el número y serie de la factura, y la fecha de expedición de la factura. Además, durante los primeros 12 meses los profesionales que estén obligados a emitir facturas electrónicas deberán acompañarlas de un documento en formato PDF (se podrá hacer llegar por cualquier medio y no se remitirá a la Solución Pública de Facturación Electrónica) para asegurar su legibilidad, salvo cuando el destinatario de las facturas electrónicas acepte voluntaria y expresamente recibirlas en su formato original.

Los estados de las facturas electrónicas

Los destinatarios de facturas electrónicas deberán informar, además de la aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo, las fechas de aceptación/rechazo y de pago de la factura mediante el uso de un servicio electrónico de comunicación de pagos que proporcionará la Solución Pública de Facturación Electrónica, y no al SII como estaba previsto, y tendrán un plazo máximo de 4 días naturales (excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales) para comunicarlo. En ausencia de rechazo de la factura o de una factura rectificativa posterior, se presumirá que las facturas son aceptadas.

Adicionalmente, la Solución Pública de Facturación Electrónica tiene previsto facilitar un mecanismo que permita a los emisores de las facturas la comunicación voluntaria del cobro o del impago de facturas.

Plataformas privadas para la gestión de facturas electrónicas

Actualmente, existen ciertos clientes que nos obligan a utilizar subredes de valor añadido de intercambio de mensajería, no solo para las facturas sino también para mensajes asociados a todo el proceso de suministro y/o aprovisionamiento. La Ley tiene previsto permitir esta operativa siempre y cuando se informe mediante copia fiel en formato FacturaE de toda la facturación producida en la Solución Pública de Facturación Electrónica facilitada por la Agencia Tributaria.

Aunque se han dado algunos detalles en este borrador de enero de 2024, todavía debemos seguir esperando a la aprobación del Real Decreto para conocer todos los detalles técnicos y la fecha de inicio definitiva de la obligatoriedad de la factura electrónica.