Aprèn a utilitzar un quadre de comandament integral amb SAP Business One

En els apartats següents, explicarem la importància dels quadres de comandament integrals per a la gestió empresarial. A més, analitzarem què és SAP Business One, un programa indispensable que cada vegada més PIMES estan adoptant per millorar la seva competitivitat, i com el seu quadre de comandament integral ajuda a controlar amb precisió tots els aspectes d'un negoci.

Un cop hàgim analitzat tot això, serà el moment de descobrir quines són les funcions d'un quadre de comandament integral a SAP Business One i el funcionament de cadascuna d'aquestes. Farem una repassada dels KPI, els objectius estratègics, el mesurament d'acompliment i moltes altres de les utilitats que aporta un quadre de comandament integral. Fins i tot t'explicarem quins passos cal seguir per configurar-les.

En definitiva, aquí t'ho expliquem tot sobre el quadre de comandament integral a SAP Business One. No t'ho perdis!

Què és un quadre de comandament integral a un ERP?

Un quadre de comandament integral (CMI) és una eina que ve en alguns ERP per millorar la gestió dels recursos d'una empresa. Amb el conjunt de funcions que ofereix, els responsables departamentals d'un negoci poden mesurar i controlar l'acompliment d'una organització en relació amb els seus objectius estratègics. Amb el quadre de comandament integral s'obtenen diferents visions i perspectives de l'empresa, com la financera, la de clients, la de processos interns o la de creixement.

A cadascuna de les seccions, es mostra informació en forma d'indicadors clau de rendiment. Aquest concepte és àmpliament conegut al món dels negocis per les seves sigles en anglès, KPI (Key Performance Indicator). Gràcies als indicadors clau, és possible conèixer l'èxit que s'ha aconseguit en cada acció de l'empresa.

Si unim el concepte “quadre de comandament integral” amb “ERP”, un programa de gestió de recursos empresarials, s'obté una combinació interessant. Les dades que aporta l'aplicatiu es traslladen al quadre de comandament integral i es transformen en informació substancial per al seguiment i l'avaluació de l'estratègia. De cada perspectiva o secció, és possible extreure'n gràfics i informes que milloren la presa de decisions.

En resum, el quadre de comandament integral a un ERP s'ha convertit en una eina molt útil per millorar el rendiment global d'una empresa, aconseguir un avantatge competitiu al mercat i explorar nous camins per al creixement. Tanmateix, perquè sigui efectiu, fa falta definir bé quins són els KPI i els objectius que cal assolir. Aquesta és una qüestió que analitzarem més endavant, així que queda't amb nosaltres fins al final.

Per què és important disposar d'aquesta funció?

Realment, és tan necessari disposar d'una funció com el quadre de comandament integral? És evident que moltes empreses desenvolupen la seva activitat econòmica sense aquesta eina i sense ni tan sols un ERP. Però aquelles que volen potenciar la seva competitivitat al mercat i assolir objectius de rendiment trobaran en els ERP i el quadre de comandament dos aliats indiscutibles.

De fet, aquí teniu una llista amb els avantatges més notables d'integrar-lo en una PIME:

• Obtenir un seguiment de l'estratègia establerta i de compliment en l'acompliment del negoci. Això permet tenir una visió més completa i equilibrada de l'acompliment de l'empresa.
• Simplificar la consulta de la informació i facilitar la presa de decisions. El quadre de comandament integral mostra les dades més rellevants i les presenta de manera clara i concisa. Així és més fàcil canviar el rumb del negoci al més aviat possible, si fa falta.
• Detectar oportunitats per perfeccionar els processos. Cada perspectiva aporta visibilitat a les possibles desviacions dels objectius pautats.
• Millorar el rendiment a tots els nivells i a totes les unitats organitzatives de la companyia, i fomentar l'alineament dels objectius, la comunicació i la col·laboració entre els diferents actors involucrats. El quadre de comandament es tradueix en una alta productivitat.
• Afavorir el disseny, la implantació, el control i l'avaluació de noves estratègies que fomentin el desenvolupament i creixement del negoci, en permetre adaptar-se als canvis de l'entorn i a les necessitats dels clients.
• Integrar la informació de la base de dades de l'ERP amb una estratègia concreta en el quadre de comandament integral. Així s'optimitza l'ús dels recursos i evita la duplicitat o inconsistència de les dades.

Què és SAP Business One?

SAP Business One és un ERP. Si no tens gaire clar què és el que s'amaga darrere d'aquestes sigles, has de saber que provenen de l'anglès Enterprise Resource Planning. En català, entenem una cosa així com "planificació de recursos empresarials". Per tant, es tracta d'un programa dissenyat perquè les empreses gestionin, analitzin i automatitzin el seu negoci.

Aquest no és un concepte nou. La realitat és que fa dècades que els ERP acompanyen les empreses. De fet, una de les empreses desenvolupadores de solucions de gestió integral, SAP, va ser fundada l'any 1972. Amb tot, els ERP han evolucionat de tal manera que ara són capaços de controlar els processos de diferents àrees, com ara finances, recursos humans, fabricació, cadena de subministrament, serveis, compres i altres.

Què aconsegueixen les empreses en integrar un programa d'aquestes característiques al seu dia a dia? Doncs és ben simple. Amb un ERP, és possible vincular la informació de tots els departaments i unificar-la en una sola base de dades. Amb això s'aconsegueix facilitar l'accés a les dades en temps real per millorar l'eficiència, la productivitat i la presa de decisions. L'optimització dels processos desemboca en una productivitat millorada, cosa que s'aconsegueix gràcies a la col·laboració entre els equips. També aplana el camí cap a la reducció dels costos operatius i el millor aprofitament dels recursos.

SAP Business One és, precisament, l'ERP per excel·lència per a PIMES. S'adapta a les necessitats de les petites i mitjanes empreses amb una solució única i assequible per gestionar les pimes, a través de quadres de comandament i aplicacions molt intuïtives, des de la comptabilitat i les finances fins a les vendes i les relacions amb els clients. La versatilitat d'aquesta opció no queda aquí. De fet, un altre punt destacable d'aquest programa és que es pot implementar al núvol o a les instal·lacions de l'empresa.

Dins de SAP Business One, entre moltes altres coses, et trobaràs amb el quadre de comandament integral, una manera d'obtenir una visió global de l'estat del negoci i controlar els aspectes més importants. D'això ja te n'hem parlat al principi de la guia i ho seguirem fent més endavant. Tanmateix, primer, coneguem una mica millor l'ERP de SAP per a PIMES.

SAP Business One. Programa líder en PIMES

Les xifres no deixen cap dubte. SAP Business One és el programa de gestió empresarial líder a les PIMES. Alguns informes afirmen que ja és present a més de 150 països i que la seva base de clients és de 60.000. Tanmateix, n'hi ha d'altres que afirmen que aquestes xifres es podrien quedar curtes.

Sigui com sigui, la qüestió és que apostar per SAP Business One no només vol dir disposar d'un quadre de comandament integral solvent, sinó obtenir les característiques del líder indiscutible dels ERP per a PIMES.

Aquest fet no és insubstancial o anecdòtic. En realitat, escollir una solució que any rere any encapçala la classificació dels ERP més usats del món té enormes beneficis, com tenir al costat una comunitat gegantina, un ecosistema potent de proveïdors certificats i un desenvolupament actiu amb actualitzacions constants.

Funcionalitats clau per a tots els sectors de SAP Business One.

Ja saps que SAP Business One és el programa que han escollit milers i milers de petites i mitjanes empreses com a ERP. Això ha ajudat els seus propietaris a augmentar la fiabilitat de les operacions. Ara bé, és possible que et preguntis quines eines aporta un programa de gestió tan potent com SAP Business One.

A més del quadre de comandament integral, que és l'eix central d'aquesta guia, amb la solució de SAP obtens les funcionalitats següents:

• Gestió de compres i distribució. Gaudeix d'una administració avançada per controlar tot el procés de compres i distribució. L'eina de SAP comprèn tot el procés, des de la creació de comandes de compra fins a la recepció de mercaderies, la gestió d'inventaris, la facturació i el pagament a proveïdors.
• CRM. SAP Business One és un programa camaleònic que s'adapta a pràcticament qualsevol tasca dins una empresa. Has de saber que disposa d'una secció CRM que serveix per gestionar tot el que té a veure amb els clients i les vendes. T'ajuda a fer seguiment de les oportunitats de negoci, emprendre accions de fidelització o revisar les vendes i els contactes. També facilita el seguiment del cicle de vida del client des del primer contacte fins al servei postvenda i el suport. Finalment, proporciona informes útils sobre el rendiment de cada client i comercial.
• Finances. L'ERP de SAP per a PIMES disposa d'una secció de comptabilitat general. En aquesta, s'hi administren qüestions fonamentals, com ara pressupostos, tresoreria, conciliació bancària i impostos. Com passa amb el CRM, a més, proporciona eines per a l'anàlisi financera i la generació d'informes.
• Producció. Les indústries amb una cadena de producció treuen molt profit a les opcions específiques per a elles de SAP Business One. L'ERP resol el procés de fabricació de productes i permet manejar des de la definició de llistes de materials fins a l'emissió d'ordres de fabricació, el càlcul de costos i la gestió de recursos.
• Inventaris. Les utilitats per a inventaris són molt pràctiques en aquelles PIMES on és necessari emmagatzemar productes o primeres matèries. Per què? Principalment, perquè permet gestionar els articles que es venen, es compren i s'inclouen a l'inventari, com també els seus preus, descomptes, lots, sèries i ubicacions. També, té una funció per fer moviments d'estoc, ajustos i inventaris físics. Tot el que cal per fer una gestió d'estoc eficient.
• Business Intelligence. La intel·ligència de negoci és un concepte cada vegada més rellevant per als propietaris d'una empresa. Es tracta d'extreure, gràcies a les dades que es manegen, informes sobre el negoci mitjançant eines analítiques integrades. SAP Business One és capaç de generar anàlisis, gràfics i fulls de Microsoft Excel. Així, és molt més senzill verificar com estan funcionant els diferents departaments i obtenir avisos en temps real sobre el seu acompliment.

Totes aquestes eines integrades s'adapten a qualsevol mena de negoci, sense que importi el sector o l'estructura empresarial que hi ha darrere.

Com funciona el quadre de comandament integral a SAP Business One?

Fins aquí, hem analitzat totes les qüestions relacionades amb el quadre de comandament integral, els ERP i SAP Business One. Amb totes aquestes explicacions sobre la taula, és moment de respondre una qüestió fonamental: Com funciona el quadre de comandament integral de SAP Business One?

Tenir clares quines són les característiques principals d'aquesta eina t'ajuda a tenir una visió clara de com es podria integrar en la teva empresa per millorar l'eficiència i competitivitat del negoci. Aquests són els elements més destacables d'un quadre de comandament integral:

• Indicadors clau de rendiment (KPI)
• Objectius estratègics
• Plans d'acció
• Mesurament de l'acompliment

Ara vegem les funcionalitats principals:

Taulers predefinits

Els taulers predefinits de SAP Business One permeten crear un quadre de comandament integral completament personalitzat sense tenir coneixements avançats de programació. Com a conseqüència, la informació es mostra gràcies a diversos formats, com ara taules, diagrames, mapes o gràfics. A més del mateix ERP, també és possible importar dades des d'altres plataformes gràcies a les integracions.

Monitorar els resultats

Tenir una perspectiva global sobre com van les coses a la teva empresa és possible gràcies al CMI. SAP Business One i el seu quadre de comandament digereixen i transformen grans quantitats de dades per mostrar informació accessible que ajuda a complir els objectius marcats.

Localitzar dades

Un altre aspecte del funcionament del CMI de SAP Business One és el seu potent motor de cerca. Gràcies a l'ús de paraules clau, és molt senzill localitzar les dades més imprescindibles en cada moment.

Comunicació entre departaments

Facilitar la comunicació i la coordinació entre els departaments és un altre dels punts forts de SAP Business One. El seu quadre de comandament integral està disponible per a aquells empleats autoritzats. Això els permet desenvolupar les seves tasques de manera ràpida i encertada. I com que tot queda sota el paraigua de l'ERP, les diferents seccions de l'empresa col·laboren entre elles i manegen la mateixa base de dades.

Adaptar-se al mercat

És evident que el que s'ha esmentat anteriorment té un efecte molt positiu en el rendiment del negoci. Aquest es torna més rendible perquè els processos s'executen de manera productiva i eficient. A més, propicia que la PIME sigui competitiva al mercat i aconsegueixi les metes establertes amb celeritat.

Com configurar el quadre de comandament integral a SAP Business One pas a pas

L'últim apartat d'aquesta guia que tracta amb deteniment el quadre de comandament integral de SAP Business One, el dediquem al procés de configuració. És complicat configurar els diferents KPI en el quadre de comandament? Quina informació podràs visualitzar? En quins dispositius està disponible el CMI de SAP Business One?

Resolem totes aquestes qüestions a continuació.

Secció de widgets

El quadre de comandament de SAP Business One està format per widgets. És en aquesta secció de la configuració on trobaràs els diferents mòduls que pots agregar a la pantalla principal de l'ERP.

Com funcionen els widgets? Per dir-ho així, són petites aplicacions que mostren informació dinàmica o permeten executar accions. Per exemple, configura un widget si vols conèixer l'estat de les teves oportunitats de venda o consultar l'estat del procés de fabricació d'un producte.

Crear quadres de comandament personalitzats

Quan et disposis a crear un quadre de comandament personalitzat, podràs agregar els indicadors de rendiment més convenients. Tota la informació que apareix en el CMI prové dels mòduls de SAP Business One. Aquests es classifiquen en les categories següents:

• Gestió. Informació relacionada amb els paràmetres del sistema, com la importació de dades o els tipus de canvi de moneda.
• Finances. Inclou les dades relacionades amb la comptabilitat, els informes i els pressupostos, entre d'altres. A més, mostren les despeses de l'empresa en temps real.
• Oportunitats de vendes. Administració de les oportunitats de venda i l'anàlisi d'aquestes. Indica quina és la previsió d'oportunitats guanyades i una visualització dinàmica de les etapes de venda.
• Vendes i compres. Inclou els apartats relacionats amb l'emissió de factures, les transaccions per adquirir primeres matèries, la reclamació d'impagaments i molt més.
• Gestió de bancs. Permet conciliar els comptes bancaris de l'empresa amb l'ERP per automatitzar processos com els pagaments a proveïdors i molt més.
• Recursos humans. L'ERP també disposa d'una secció dedicada a la gestió dels empleats i les contractacions en els diferents departaments.

Prenent com a punt de partida aquests i altres mòduls de SAP, és possible agregar widgets a un quadre de comandament que inclogui la informació següent:

• Beneficis bruts.
• Marge de beneficis.
• Flux de caixa.
• Articles més venuts.
• Comandes pendents.
• Clients amb més ingressos.

En fer clic en cada perspectiva, s'ofereix més informació. El contingut del quadre de comandament s'actualitza en temps real.

Accés des de tots els dispositius

Els quadres de comandament integrals de SAP Business One estan disponibles en tots els dispositius. Hi ha diferents maneres d'accedir-hi, la qual cosa fa d'aquesta solució una de les més versàtils per gestionar l'empresa:

• Client web. Funciona completament amb els estàndards actuals com HTML5, és compatible amb qualsevol navegador modern. No és necessari instal·lar res, ni al mòbil ni al PC.
• Aplicacions mòbils. Les aplicacions de SAP Business One són una solució per consultar els quadres de comandament des del telèfon. La companyia l'ha llançat als seus clients en forma d'aplicació tant a Android com iOS. L'experiència està optimitzada per a panells tàctils i proporciona una connexió segura al servidor.
• Equips d'escriptori. L'última possibilitat, com no podia ser d’una altra manera, és accedir a totes les dades de l'empresa des d'un PC o Mac. Aquesta és la versió del programa més complet i fàcil d'utilitzar, per la mida més gran de la pantalla.

Tota la potència de SAP Business One al teu negoci amb SEIDOR

Si has arribat fins aquí, significa que el quadre de comandament integral de SAP Business One et resulta molt atractiu. Com has pogut comprovar, aquesta funció és només la punta de l'iceberg. En realitat, la solució de SAP és una suite completa per manejar les operacions de la teva PIME.

És possible que ja disposis d'aquest programa a la teva empresa i no li estiguis traient tot el profit. També hi ha la possibilitat que el teu negoci encara no gaudeixi dels en matèria de productivitat i eficiència. En ambdós casos, què hauries de fer?

La nostra recomanació és plana i senzilla: cerca un soci fiable, especialista en la plataforma SAP. Encara que el funcionament d'aquest ERP és simple de cara a l'usuari, no oblidis que la seva implementació en cada empresa és una qüestió delicada que s'ha d'executar amb molta destresa. És crucial que SAP Business One i el seu quadre de comandament integral s'adaptin a la perfecció a la teva organització.

A SEIDOR, fa dècades que ajudem les empreses a implementar, adaptar i esprémer eines com les que hem esmentat en aquesta publicació. L'experiència en el sector i la feina ben feta ens avalen. Contacta ara amb nosaltres per començar a gaudir de la millor integració de SAP Business One, el quadre de comandament integral i la resta de les seves eines al teu negoci. Porta el teu negoci al nivell següent!