Programari de compres per a pimes: Com optimitzar la gestió de compres?

Què és un programari de compres?

Un programari de compres és un ERP que s'encarrega de dur a terme el control de les despeses i que integra tots els detalls dels processos de compra en una única aplicació per a una gestió més fàcil, directa i intuïtiva. Així, doncs, és una eina que pot ajudar a gestionar de forma eficient la despesa que hi ha per departaments, per projectes o fins i tot per persones dins d'una plantilla.

A més, és una eina que ens permet administrar de forma centralitzada totes les operacions relacionades amb la compra i la provisió de tot el que calgui per desenvolupar la nostra tasca. Això va des del moment del contacte amb els proveïdors fins al moment de la venda i el cobrament.

Com es pot optimitzar la gestió de compres?

Un cop hem definit què és un ERP de compres, passarem a parlar de quins són els passos que es poden fer per optimitzar la gestió de compres.

1. Diferenciar entre relacions amb els proveïdors i la seva gestió

Un dels avantatges que té un programari de compres per a pimes és que ens permet gestionar d'una forma molt clara, d'una banda, la relació amb els nostres proveïdors i, de l'altra, el seu rendiment. Per millorar el seu rendiment, cal que obtinguem precisament un flux d'informació continu i constructiu per als nostres proveïdors. D'aquesta manera, podrem millorar la seva gestió i obtenir una visió més àmplia de tot el conjunt.

2. Millorar el proveïment estratègic a través d'un programari de compres per a pimes

Un segon punt en què podem incidir és justament en el procés de proveïment estratègic. Aquest es compon de tots els processos que tenen a veure amb les innovacions per millorar el rendiment del flux d'aprovisionament.

S'ha de tenir sempre com a prioritat que es pugui accedir a aquests processos de forma telemàtica. Alhora, cal implementar programes de formació per a la plantilla que incloguin bones pràctiques i recursos a disposició dels treballadors.

3. Donant valor a les tasques de compra

Un altre dels aspectes bàsics que es poden aconseguir amb un programari de compres per a pimes és donar-los el valor que es mereixen. D'aquesta forma, podrem entendre el seu valor per al futur i, al mateix temps, fer que el fruit de la nostra anàlisi i atenció passi a altres grups de treball. En definitiva, es tracta de tenir les compres com una prioritat més del negoci per intentar optimitzar-les tant com sigui possible.

4. Programari de compres per a pimes: valora la importància de la tecnologia

Un altre dels aspectes bàsics a l'hora d'entendre la importància d'un programari de compres per a pimes consisteix a tenir en compte el paper de la tecnologia en si mateixa. No es tracta únicament d'implementar un programari de compres per a una pime. També cal canviar el nostre enfocament envers la tecnologia per incorporar-la a la nostra empresa.

En definitiva, podem dir que l'enfocament sobre l'optimització del procés de vendes ha de partir d'un canvi de mentalitat empresarial. Aquest, al seu torn, ha d'incloure tot el que calgui per poder-nos beneficiar de la innovació constant.

5. Mantenir-se informat

Aquest és un altre dels aspectes clau de la gestió de compres en què un programari de compres per a pimes et pot ajudar. Es tracta d'estar al corrent dels moviments del mercat: un procés que inclou, per exemple, els gustos i comportaments dels consumidors, els estudis de mercat o, en general, les impressions que podem recollir dels nostres clients.

No hem de prendre decisions subjectives, sinó basar-nos sempre en el punt de vista dels clients, i més concretament en les seves preferències i les tendències generals. Per fer-ho, també hem de dur a terme un procés de creuament de dades, comparació i decisió a partir d'aquestes després de la seva anàlisi.

6. Escollir correctament els proveïdors

En el procés de gestió de compres és important escollir de forma encertada els nostres proveïdors. Aquesta elecció ha d'estar d'acord amb els objectius que tenim a la nostra companyia. De vegades, i sobretot per poder complir els punts anteriors que hem esmentat, és possible que calgui canviar de proveïdors i escollir-ne uns altres que encaixin millor amb la nostra visió de negoci.

Aquest és un procés que ha afectat especialment diverses empreses com a conseqüència dels seus processos de digitalització: han hagut de canviar de proveïdors per poder-los ajustar als seus propis processos per introduir-se en el segle XXI de la mà de la tecnologia.

7. Implementa un proveïment intel·ligent

Un altre dels punts essencials a l'hora de gestionar compres consisteix a fer que un negoci tingui un flux d'estoc el més efectiu possible. Això exigeix dur a terme una visió estratègica del proveïment. D'aquesta manera, un negoci ha de funcionar de conformitat amb els objectius estratègics que té, així com amb els seus objectius pel que fa a l'atenció al client.

En aquest sentit, hem d'analitzar i reduir tant com sigui possible els terminis, la distància i, en general, els recursos disponibles per al proveïment del nostre negoci. Ara bé: hem de trobar un equilibri per tal que les inversions estiguin d'acord amb el que necessitem. Estratègicament, la sobreinversió tampoc no és un bon camí a l'hora de gestionar un negoci.

Esperem que aquests consells per millorar la gestió de les compres et siguin d'ajuda. Recorda que tots formen part del tan necessari procés de digitalització que han de fer les empreses. Per això, t'animem a conèixer de primera mà tots els processos que tinguin a veure amb la tecnologia del teu sector en general i del teu negoci en particular, sempre de la mà de professionals com SEIDOR.