Programari de finances: En què consisteix? ❘ 5 funcionalitats

Programari de finances: definició i funcionalitats principals

La definició de programari de finances és la del programa de gestió que permet que facis les operacions de facturació, vendes i comptabilitat de la teva empresa. Cal assenyalar que hi ha nombroses opcions específiques per a les pimes.

Quan parlem d'un programari de finances per fer factures, estem acostumats a la idea de la factura automàtica. I, en realitat, has de saber que aquesta mena de solucions van molt més enllà. Al final, es tracta d'eines integrals que et permeten fer múltiples operacions. A més, avui hi ha alternatives específiques per a empreses de diferents rams, cosa que facilita la feina.

El fet cert és que els programaris d'aquesta mena s'apliquen per a múltiples funcionalitats. Les més importants que cobreixen són les següents:

1. Configuració de les factures

El primer que has de saber és que aquest programari et permet gestionar i configurar les factures automàticament, incloent-hi tots els camps necessaris. Això permet que puguis disposar del document, enviar-lo al client i emmagatzemar-lo minimitzant el risc de pèrdues.

El programari permet calcular els conceptes i, automàticament, incloure-hi els descomptes, retencions i impostos corresponents. D'altra banda, també s'hi inclouran les dades de la teva empresa i les del client. Aquesta funcionalitat és la més coneguda perquè, evidentment, simplifica el procés. En general, les dades ja s'han introduït en un camp previ i n'hi ha prou de cobrir-les on correspongui.

Això sí, cal assenyalar que les factures poden ser de diversos formats. En primer lloc, hi ha la factura convencional. D'altra banda, la factura simplificada, o tiquet (vàlida en certs casos). Finalment, el pagament de rebuts. El que convé, en aquest cas, és que coneguis bé quin és el teu sector d'activitat per treure partit del programari. Hi ha empreses que poden utilitzar indistintament els tres formats, mentre que d'altres només n'utilitzen un o dos.

Avui dia, cal assenyalar que aquesta és la funcionalitat més bàsica d'aquesta mena de programari. No obstant això, t'has d'assegurar que compleix el que busques de manera correcta.

2. Control de despeses i ingressos

El control de despeses i ingressos és una altra de les funcionalitats que té aquest programari. I afegim que és summament eficaç, perquè tens dades ràpides de la situació patrimonial de la teva companyia.

La idea és que puguis fer un càlcul, ja sigui mensual, trimestral, semestral o anual. Aquestes dades, tant d'ingressos com de despeses, es poden interpretar en brut o en net. En definitiva, la clau és que et sigui molt més fàcil fer un control de les finances i la comptabilitat, perquè aquí també es fan constar les factures que, efectivament, s'han cobrat. A més, també s'hi inclouran alarmes en cas que hi hagi alguna cosa pendent de cobrar.

Els balanços que es poden fer són extraoficials o oficials. Sigui com sigui, pots fer assentaments de manera directa i automàtica, tant per al balanç comptable com per al compte de pèrdues i guanys. En tots dos casos, es complirà el que indiqui el Pla general de comptabilitat del 2007.

3. Gestió de pagaments amb el banc

La gestió de pagaments i cobraments amb el banc també es pot executar a través d'un programari de finances. El motiu és que sol haver-hi una integració completa que et permet prendre decisions.

Estalviar temps i fer les operacions més fàcilment és un dels aspectes que has de conèixer. Per exemple, si tens diversos comptes bancaris, aquesta és una de les bones maneres de centralitzar tota l'operativa. A més, també tindràs accés al saldo bancari de tots els comptes disponibles, cosa que et permetrà fer altres moviments. En conseqüència, si el que vols és fer una gestió integral dels teus moviments bancaris, això et facilitarà la feina.

És interessant, doncs, que sàpigues que aquesta funcionalitat la incorporen ja diversos programaris financers. I és especialment útil a les pimes, perquè se simplifica molt la feina.

4. Informe de resultats amb un programari de finances

L'informe de resultats és molt interessant si el que vols és tenir una idea aproximada de com va el teu negoci. Ara bé, cal indicar que aquest informe pot incloure informació diversa.

En general, el document més conegut és el de pèrdues i beneficis en un període determinat. Però també pots fer aquest compte per saber quina ha estat la facturació d'un dia concret o les vendes amb un client determinat. Segons el tipus d'empresa, aquests informes seran diferents i inclouran dates o clients diferents. En l'època del Big Data i intel·ligència artificial (IA), disposar de tota aquesta informació et permet planificar amb criteri.

Per tant, l'informe de resultats és un altre dels complements que pots trobar en algunes solucions de programari de finances. La clau és que disposis de les dades suficients per, en el futur, prendre altres decisions.

5. Preparació de pressupostos

La preparació de pressupostos és una altra de les funcionalitats que són d'agrair quan s'utilitza aquesta mena de programari en comptabilitat. En aquests casos, l'execució es pot fer de dues maneres diferents.

La primera possibilitat que tens és la de simular un document de proforma, aclarint que no és oficial. Però una altra opció que inclouen aquestes solucions, i que recomanem, és la de crear un pressupost específic; això és molt útil per a les empreses de serveis, de manera que valdrà la pena que et plantegis aquesta mena de solució. Moltes vegades, i sobretot per a operacions d'una certa quantia, s'ha de proposar un pressupost al client potencial perquè aquest sospesi l'oferta.

Al final, del que es tracta és que puguis adaptar la teva solució a les circumstàncies de la teva empresa. És convenient, doncs, que ho tinguis en compte, perquè en determinades companyies aquesta funcionalitat és molt important.

Conclusió

Els programaris financers són una solució molt interessant, sobretot si inclouen les funcionalitats adequades. A SEIDOR trobaràs diverses opcions adaptades a diferents tipus d'empreses, tant de distribució com de fabricació o comercialització. Contacta amb nosaltres si en vols més informació.