Què és el control d'inventari i quins sistemes d'inventaris hi ha?

El control d'inventari, definició i diferents sistemes que existeixen

La definició de control d'inventari és la d'aquell sistema que permet fer una gestió de les existències d'un magatzem, tant en l'entrada com en la permanència o la sortida. L'objectiu final és l'optimització dels costos i aconseguir que l'ús de les existències sigui el millor.

La gestió porta a l'optimització, de manera que és imprescindible disposar de pràctiques per aconseguir els teus objectius. És aquí on entra en joc el concepte de sistema d'inventaris, que és el que proporciona l'ordre. Hi ha diversos sistemes d'inventaris, en funció de les característiques de cada empresa.

Cal pensar que, segons la complexitat de cada situació, el millor mètode serà un o un altre. El que sí que convé tenir en compte és que avui es pot fer un control d'inventari complex en menys temps. No en va, els ERP permeten processar automàticament una quantitat ingent de dades, així com treballar des d'un emplaçament perifèric per fer les modificacions d'informació.

Avui dia, podem destacar tres sistemes d'inventaris: global, analític i perpetu. Pren-ne nota, que això t'interessarà per decidir el sistema que més t'interessa:

Sistema d'inventaris global

El sistema d'inventaris global destaca per la seva funcionalitat i simplicitat. En aquest cas, el que es fa és incloure en un mateix compte, denominat "mercaderies", totes les operacions de l'inventari. Si no es tenen coneixements especialitzats, és una forma de començar i de mantenir un registre mínim.

Els passos que s'han de registrar són diversos, però sempre al mateix compte. En primer lloc, la situació de partida de les mercaderies. Posteriorment, les compres. En tercer lloc, les vendes de les mercaderies. D'altra banda, cal registrar les devolucions i les despeses de compra. Tota aquesta informació es podrà centralitzar, de manera que no perdràs el temps ni et dispersaràs. Aquest tipus de sistema és propi de les antigues botigues, per la seva simplicitat a l'hora de fer càlculs i, evidentment, és analògic.

La virtut del sistema d'inventaris global és, al seu torn, el seu principal inconvenient. Com que no hi ha desglossament, no podràs saber la quantitat de mercaderies que has mogut, ni els costos o el valor final del que hagis venut. Aquest sistema també t'obliga a fer un inventari físic. Per tant, encara que és un sistema bàsic, paradoxalment acaba suposant una duplicitat d'esforços.

Sistema analític o per memorització

El sistema analític és el que se centra a saber quant valen tots els elements inclosos en les operacions. Això implica que s'obri un compte específic per a cada element, de manera que la comptabilització es farà així. Això aporta avantatges, com saber el valor de cada compte i les pèrdues i guanys.

I quins són els elements que cal tenir en compte? En primer lloc, el compte d'inventaris. Després, cal afegir-hi un compte de compres. En tercer lloc, s'hi haurà d'incloure un apartat de despeses per a compres. Posteriorment, s'hi inclourà un compte de devolucions sobre vendes. En cinquè lloc, caldrà afegir-hi un compte de rebaixes sobre vendes. El sisè compte que ha de constar és el de vendes. En setè lloc, es farà constar un apartat de devolucions sobre compres. I, finalment, hi haurà un compte de rebaixes sobre compres.

Aquest sistema té el gran desavantatge que desconeixes la quantitat de mercaderies i si hi ha hagut pèrdua d'aquestes. Si vols saber-ho, això t'obligarà a fer un inventari físic.

Sistema d'inventari perpetu

El sistema d'inventari perpetu és el d'implementació més complexa, però, al seu torn, el més efectiu. La mecànica és la de fer un control d'informació d'entrada i sortida de mercaderies en cada moment.

Aquesta mecànica permet que sàpigues quant has venut, els guanys o pèrdues i el valor final de l'inventari. En general, per aconseguir aquesta informació el que es fa és incloure-hi tots els moviments, de manera que la consulta que pots fer és exacta i et servirà per prendre decisions amb més certesa. Aquesta és la raó per la qual, aquests últims anys, és una tipologia que ha guanyat pes gràcies al desenvolupament de les noves tecnologies i del Big Data.

Aquest sistema té l'avantatge evident de l'exactitud i, si disposes de mitjans tècnics, és el millor. L'inconvenient principal és que, en general, necessitaràs un ERP especialitzat que et permeti registrar tots els passos.

Com ajuda un ERP en les teves tasques de control d'inventari?

Els ERP són el programari que et permet fer un control d'existències de principi a fi. Avui és possible disposar de la informació d'entrada de la mercaderia i de les compres, vendes i devolucions, i controlar qualsevol extraviament.

Això com s'aconsegueix? En primer lloc, contractant la solució adequada que inclogui tots els mòduls necessaris. En segon lloc, fent els canvis en temps real, cosa que es pot aconseguir amb el nostre ERP al núvol. Finalment, permetent l'accés a qualsevol persona autoritzada des de qualsevol dispositiu. Això evitarà que s'hagin de fer les operacions diverses vegades, amb la qual cosa no es perdrà temps. No caldrà ser en un punt fix per controlar les entrades i sortides de mercaderies, i això facilita la feina.

Per totes aquestes raons, avui és aconsellable disposar d'un ERP per controlar l'inventari. I, a més, això permetrà seguir un sistema d'inventari perpetu, fins i tot en pimes.

Conclusió

El control d'inventari és un element imprescindible per a una gestió intel·ligent de les teves mercaderies i per treure'n el màxim partit. Busques un programari especialitzat per garantir els millors resultats? A SEIDOR Business One et proporcionem solucions d'ERP que et permetran fer una gestió correcta d'estocs. És possible aconseguir un programari per a tota mena de companyies, tant de producció com de distribució o serveis. Contacta amb nosaltres si en vols més informació.