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Cómo planificar tus inventarios de forma sencilla para cubrir la demanda

03 de febrero de 2022

Cómo planificar tus inventarios de forma sencilla para cubrir la demanda

La capacidad de planificar tus inventarios de forma sencilla es esencial para no perder tiempo ni dinero por una gestión deficiente. Aquí te indicamos qué has de saber para tener éxito.

Los pasos a dar para planificar tus inventarios de forma sencilla

Pasos planificar

La planificación de la demanda, o demand planning, es un elemento muy útil si lo que quieres es mejorar tus procesos. Esto es esencial porque la mayoría de las empresas tienen unas pautas previsibles.

No nos vamos a engañar, tener un inventario sobredimensionado es un gasto innecesario, tanto en mercancía como en mantenimiento. Por otra parte, tampoco puedes permitirte la posibilidad de una rotura de stocks. Esto hace que tengas que realizar una planificación realista.

Lo que sucede es que, en muchos casos, no hay una pauta de trabajo. Y, por mucho que se planifique, siempre hay un elemento de impredecibilidad. Esto ha sucedido con la pandemia del Covid-19 o con eventos inesperados. Sea como fuere, y a largo plazo, los inventarios tienen que ajustarse a la demanda. Hacer lo contrario es malgastar recursos que se pueden emplear en otros ámbitos.

La idea básica, pues, es planificar cuál es el nivel justo de existencias para facilitar las ventas y reducir los costes de mantenimiento. En definitiva, optimizar la gestión del stock.

¿Qué elementos has de tener presente para que tus inventarios estén ajustados a la realidad? Es bueno que tengas en cuenta tres cuestiones que marcan la diferencia:

1. Utiliza herramientas especializadas

Herramientas especializadas

La informatización de los stocks ya no es una ventaja, sino que no incorporar herramientas especializadas supone un coste de oportunidad. Ser eficiente en esta área es central para tu empresa.

Los ERP (Enterprise Resource Planning) están diseñados para controlar todos los inputs y outputs de tu almacén. Y, lo que es mejor, puedes monitorizar el proceso desde cualquier tipo de dispositivo conectado. Además, puedes activar módulos distintos en función del tipo de actividad de tu empresa.

Las soluciones informáticas te permiten realizar una consulta en tiempo real, de manera que la comunicación entre departamentos y trabajadores será más fluida. Además, es posible realizar modificaciones automáticas, lo que mejora la calidad de la información que se recibe. En definitiva, se ahorra tiempo, dinero y se reduce el margen de error.

Por ejemplo, SAP Business One ofrece una funcionalidad específica para la gestión de stocks. Conocerás qué tienes en cada momento, los precios, balances pasados y tendrás la opción de realizar pedidos.

2. Implanta una metodología adaptada a la idiosincrasia de tu empresa

La planificación de stocks tiene que ver, mucho, con las características de cada empresa. Y hay que señalar que no siempre sirve la misma fórmula. Para tomar la decisión de implementar una metodología u otra, tienes dos pautas básicas:

Sistema Just in Time

El sistema "just in time", de origen japonés, sirve para empresas que fabriquen productos de alto coste y valor añadido. Solo tendrás lo estrictamente necesario para la producción y es propio de empresas industriales. Esta es una opción para planificar tu inventario en función de la demanda, pero se requiere de una gran capacidad de coordinación y minimizar los fallos.

Por otra parte, esta planificación de inventarios te obligará a trabajar con proveedores de máxima confianza. Piensa que estos no te pueden fallar porque, si no, todo el esquema se desbarata. Aunque es un sistema muy exitoso en sectores como la automoción, hay que saber implementarlo bien.

Análisis ABC

Por otra parte, es posible que te interese realizar grandes compras porque tienes determinados picos de demanda. Esta es una realidad que se da en la campaña navideña y varias empresas comerciales o de retail aumentan sus stocks pensando en ese momento. Una buena forma de realizar una planificación consciente y con criterio es el denominado análisis ABC, que ordena los productos en función de su valor añadido y frecuencia de venta.

En el primer caso, hablaremos de productos de alto valor con baja frecuencia de venta (A). El segundo caso es el de los productos de valor y frecuencia de ventas media (B). Finalmente, se destacarán los productos de bajo valor con alta frecuencia de venta (C). Es evidente que cada tipo de compañía tendrá un nivel de venta predominante de determinados productos.

Las posibilidades son varias y, por lo tanto, has de plantear tu planificación según cada caso. Sea como fuere, esta es una buena manera de dar orden.

3. Comprueba la efectividad de tu gestión de inventarios

Efectividad

La efectividad de la gestión de los inventarios se tiene que monitorizar. No en vano, has de pensar que esta es una forma de ganar competitividad.

Lo ideal es que la gestión y planificación de inventarios esté relacionada con ejercicios anteriores. El Big Data proporciona hoy un torrente de información que te permite conocer los siguientes ítems:

Ventas totales del ejercicio anterior. Esta es la magnitud más genérica, pero que da una idea general de la capacidad de almacén que necesitas.

Insumos consumidos durante el ejercicio anterior.

Flujos generados durante el mes anterior o durante el mismo mes del ejercicio anterior. Esta magnitud tiene una importancia decisiva, sobre todo cuando se trata de empresas con una alta estacionalidad.

Evolución de inputs y outputs. En relación con ello, puedes saber cuánto tiempo está una mercancía en tu almacén. Sería posible, incluso, conocer el gasto que se genera.

En definitiva, con todos estos datos dispondrás de una guía para realizar una planificación consciente. Esto te permitirá realizar cambios sobre la marcha. Y, aunque las posibilidades de errores no llegarán a cero, sí que se van a minimizar.

Conclusión

La planificación de un inventario bajo demanda es una premisa básica, pero la implementación no lo es tanto. Saber utilizar la herramienta adecuada, la metodología conveniente y adaptarse a los cambios que aparezcan es crucial. Por lo tanto, la capacidad de gestión se convierte en clave.

Hoy es posible planificar tus inventarios de forma sencilla y garantizando una gestión inteligente. Las herramientas de SEIDOR Business One están adaptadas a toda clase de empresas. ¿Tienes dudas sobre el software que necesitas? ¡Contáctanos!

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Ildefonso Guzmán
Ildefonso Guzmán
Sales Director en SEIDOR One