Conoce las etapas de la implementación ERP con SAP Business One

1.- Fase de organización

A la hora de llevar a cabo la implementación de un ERP existe una primera fase de organización. Esta es la fase en la que se deben disponer todos los recursos técnicos y de carácter humano que son requeridos para el proyecto de implementación de un ERP. Para hacerlo, es necesario estar en contacto con el proveedor del servicio y, al mismo tiempo, planificar todas las actividades que van a realizarse durante el proceso en el que el software va a integrarse en la infraestructura de la empresa.

En este punto es bueno establecer un organigrama en el que se ordenen las actividades que van a realizarse, así como preparar una agenda con cada una de las fases de proyecto. Esta es una buena forma de inaugurar esta nueva etapa con todas las garantías y con la máxima eficiencia posible.

2.- Fase de análisis para la implementación de un ERP

La segunda fase es llamada de análisis. En esta etapa de implementación de un ERP se debe tener en cuenta la planificación de un equipo, así como su organización para poder implementar correctamente la herramienta en el seno de la empresa. Para ello, se debe llevar a cabo un análisis de cada una de las funciones que tiene cada departamento dentro de la empresa. Para hacerlo, puede confeccionarse un listado de cada uno de sus procesos y de cada una de las tareas donde el ERP vaya a ser relevante.

También es en esta fase en la que se define el alcance del proyecto y cuando se generan diagramas para cada una de las áreas de operación de la empresa. Siempre se debe tener en cuenta que hay que enfocar todas las tareas para un trabajo de conjunto con el que se puedan implementar políticas comunes. Ellas son precisamente las que permitirán cumplir con un proyecto a medio y largo plazo en la fase de integración del ERP.

3.- Fase de implementación del ERP

Podríamos definir las dos etapas anteriores como etapas de preparación para introducir el ERP en la empresa. Sin embargo, esta tercera fase es propiamente la indicada para implementarlo en la empresa. Lo que se hace en ella es instalarlo y configurarlo para las funciones y tareas deseadas dentro de la empresa. Debemos cumplir con la configuración que requiere nuestra empresa para sus tareas y, al mismo tiempo, adaptar dicha configuración a la naturaleza y características de nuestra compañía. Esta fase debe hacerse independientemente del tamaño de la empresa. Para ello, es siempre recomendable contar con el asesoramiento del proveedor. De esa manera nos aseguraremos de sacarle el máximo partido al programa para poder dar cobertura a las necesidades que tiene la compañía y sus equipos.

4.- Arranque del ERP

La cuarta fase es aquella en la que inicia su funcionamiento dentro de la empresa el ERP. Es una fase en la que la principal tarea consiste en hacer válidas todas las acciones y comprobar que todas funcionan acordes a lo deseado y lo esperado. Por ello, podríamos definir esta fase como aquella en la que se ven los resultados de forma práctica sobre las estimaciones que habíamos hecho previamente.

En esta fase es fundamental que cada uno de los miembros de cada equipo participen a la hora de validar cada uno de los procesos en los que está involucrado el ERP. Naturalmente, en esta fase es fundamental la formación del personal que va a estar en contacto con el ERP ya que son ellos quienes desde el primer momento deben ser capaces de sacarle el máximo partido. Este punto también pasa por obrar en ellos un cambio de mentalidad con el que puedan entender y aprovechar el rendimiento potencial de un ERP.

5.- Formación específica para el ERP

A pesar de que en varios momentos hemos mencionado la formación y el asesoramiento con relación a la implementación del ERP en una empresa, existe una fase específica para ello. Es esta quinta fase que podríamos definir como de formación: se trata de dar capacidad a todos los equipos para que sean capaces de dominar y sacar partido al ERP.

En esta fase la comunicación toma un papel esencial no solo entre los distintos miembros de una compañía, sino también con el propio proveedor del servicio ERP. Con dicha comunicación podrá comprenderse cuáles son los procesos y funciones que tiene el sistema. Durante esta quinta fase es fundamental establecer sistemas de prácticas para que los trabajadores puedan comprobar el avance de sus conocimientos.

6.- Consolidación de la implementación del ERP

La última fase puede definirse como de consolidación. En ella el ERP está instalado en la empresa y se pasa a comprobar cuál está siendo su rendimiento. Hay que decir que, a pesar de ser la última fase de implementación no es ni mucho menos la última. Consiste, eso sí, en la fase en la que los distintos usuarios de un ERP lo conocen y manejan y también la fase en la que de forma continua se va mejorando la experiencia que se tiene del programa. También se prueba su compatibilidad con otros programas como MRP. El objetivo final de esta fase coincide con el del proyecto de implementación de un ERP en general: sacar el máximo rendimiento de él y contar con una herramienta global que mejore la eficiencia empresarial.

Hay que decir que, aunque estas son las fases de implementación de un ERP, no termina aquí la labor de instalarlo. En efecto, una vez se han completado todas las fases queda la supervisión continua del programa para ir introduciendo las mejoras y cambios que sean necesarios. Precisamente por ser una herramienta modular, un ERP admite cambios y ampliaciones que de forma continua refuerzan su potencial.

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