Todas las funcionalidades de SAP Business One para empresas

SAP Business One, un ERP ideal para las empresas

El software SAP Business One es la solución específica que ofrece la empresa para PYMES. No en vano, SAP tiene una trayectoria de 50 años en la confección de soluciones de software empresarial.

El ERP (Enterprise Resource Planning) permite controlar de forma centralizada las principales vertientes de un negocio desde la nube. Y esto es importante, puesto que las acciones se pueden ejecutar desde un ordenador de sobremesa, portátil, teléfono móvil o tablet. Además, hay que recordar que esta herramienta permite que se realicen cambios, según las situaciones o necesidades, por parte de varios empleados.

Otra característica de este ERP es que funciona mediante módulos que se pueden activar según lo que necesites. Esto es especialmente interesante para las PYMES porque ahorran costes y, además, cuando incorporan un nuevo módulo, este asumirá la información de los anteriores de forma automática, lo que también implica es un ahorro de tiempo.

Los ERP también destacan por la seguridad que ofrecen. Ten en cuenta que el tráfico está cifrado y, además, el acceso está limitado únicamente a las personas autorizadas. Las compañías que den especial importancia a la seguridad han de tener presente este punto.

Eso sí, para que un ERP cumpla con su cometido ha de tener las funcionalidades necesarias, ser de uso intuitivo y contar con un buen servicio de soporte técnico. Esto es lo que te encontrarás en SAP Business One.

Ventajas de SAP Business One para las PYMES

Las PYMES tienen mucho que ganar incorporando un ERP como SAP Business One a su operativa diaria. Algunos aspectos que hay que destacar y que te interesarán son los siguientes:

Este es un software ideal para las PYMES de vocación global

El ERP SAP Business One es la opción idónea para las empresas de vocación global. Y lo es por su extensión y por su servicio de soporte al cliente.

Por un lado, hay que pensar que SAP Business One está implementado en más de 180 países. Además, hay que señalar que hoy cuenta con más de 440.000 clientes en todo el mundo. Y, por supuesto, vas a disponer de un servicio de atención al cliente permanente ante cualquier incidencia. Recuerda que SAP es una marca líder mundial en software de aplicación empresarial.

En consecuencia, si lo que quieres es un ERP para PYMES que quieren dar un paso hacia adelante, es una opción interesante.

El acceso a la información es más sencillo

El ERP cuenta con un sistema de gestión centralizado. Esto supone que, desde una interfaz intuitiva, podrás acceder en un momento a la información que necesitas. ¿Te vienen a la cabeza las vueltas que has tenido que dar por entrar por separado en distintos apartados? En este caso, no tendrás ese problema.

La tecnología SAP Hana es una plataforma robusta y es muy útil. El propio diseño está concebido para que sea más fácil acceder a aquellos apartados que necesites sin grandes dificultades. Por esta razón, se ha convertido en una alternativa útil.

Muchas veces, el acceso difícil a la información hace que esta aparezca más dispersa. Y qué duda cabe que ese puede ser un problema a medio y largo plazo para encontrar lo que necesitamos. Este ERP es intuitivo y facilita la búsqueda directa, gracias a sus cuadros de mando.

Conseguirás una mejora de la eficiencia

La mejora de la eficiencia es, probablemente, una de las ventajas más evidentes para los empresarios. No en vano, podrás hacer las mismas operaciones que antes (y más) en menos tiempo y reduciendo el margen de error humano. Esto, además, implicará una optimización del uso del factor trabajo, centrándolo en aquellas actividades que aportan valor.

La reducción del tiempo se consigue porque no se duplican las operaciones, gracias a la modificación en tiempo real. Esto es muy práctico y, además, está en relación con los distintos módulos disponibles.

Por otra parte, la automatización también es decisiva para la reducción del error humano. A nadie se le escapa que esta es una de las principales fuentes de problemas. Pues bien, con esta técnica se reducen igualmente las probabilidades de padecer disfunciones.

Los factores son por definición limitados. Y, por lo tanto, un ERP es clave si lo que queremos es hacer más con menos, y mejor. En este sentido, la solución que ofrecemos cumple con esa premisa.

Favorece la reducción de costes

La reducción y el control de costes es otra de las cuestiones que marcarán la diferencia. ¿Por qué? Porque no es necesario repetir varias veces una misma operación para no perder el tiempo. Por ejemplo, si se escribe una modificación, esta se traslada automáticamente a todos los módulos de la compañía.

Lo cierto es que también se reducen los costes porque necesitarás menos peso del factor trabajo para realizar las operaciones. Y es indudable que este punto, a la larga, es importante. Sobre todo, para aquellas PYMES que, teniendo un buen modelo de negocio, necesitan ser más competitivas.

Por otra parte, hay que señalar que la posibilidad de ejecutar más acciones con menos recursos supondrá, también, un abaratamiento de costes, tanto en el factor trabajo como en electricidad u otro tipo de suministros.

La implementación es rápida

La rápida implementación del ERP es una de las ventajas que ofrece SAP Business One sobre otras opciones. Y esto, en los últimos años, se ha convertido en un elemento que marca la diferencia.

Un aspecto interesante es que la curva de aprendizaje de los usuarios es muy corta. El motivo es que es fácil de utilizar, de manera que no hay que emplear mucho tiempo. Por lo tanto, no tendrás que dedicar mucho tiempo para que las personas a tu cargo se familiaricen con el uso del ERP en el día a día. No en vano, has de tener presente que el tiempo es oro y, en este sentido, el artículo SAP Business One es una alternativa interesante.

Lo habitual es que en unos pocos meses el proceso de implementación haya finalizado. Y, evidentemente, esto permitirá dar varios pasos adelante y minimizarás el coste de oportunidad derivado de los procesos de aprendizaje.
Muchos empresarios se lo piensan dos veces antes de implementar un ERP, precisamente, por el miedo a perder mucho tiempo. Pues bien, en este caso no tendrás problema.

Se puede personalizar en función de las necesidades

La personalización es otra de las ventajas que tiene el ERP de SEIDOR One. No en vano, la solución modular permite, precisamente, avanzar según lo que se necesita.

Una empresa que está creciendo puede tener una determinada necesidad que luego quiere ampliar. El problema de comprar un ERP no modular es que, quizás, incorpora funcionalidades que no necesitas. Y esto, a la larga, implica una infrautilización del sistema y una pérdida de recursos. Hoy en día, las soluciones modulares son las más indicadas para PYMES, puesto que, si inician procesos de crecimiento o expansión, pueden adaptarse a las circunstancias.

Las funcionalidades SAP Business One están enfocadas para ser activadas por separado. De esta manera, puedes empezar con un módulo de ventas, ampliarlo a uno de compras, contabilidad o recursos humanos, según el momento de crecimiento. Esto es especialmente interesante en PYMES, porque de esta manera incorporarán lo que necesiten en cada momento. Además, hay que recordar que existen módulos específicos para empresas de determinados sectores, como por ejemplo el retail, farmacéutica, alimentaria y bebidas.

Y, lo que es más importante, pagarás por los módulos que contrates y la información se compartirá automáticamente. De esta manera, no tendrás que empezar de cero cuando incluyas nuevos módulos.

Conseguirás mejoras en la facturación

El ERP, por sí solo, no salva un negocio, pero sí permite tomar decisiones acertadas para mejorar la facturación. Y esto, a la larga, se nota.

Por un lado, hay que tener en cuenta que manejarás información más exacta, lo que facilita la toma de decisiones. Además, podrás hacer un seguimiento y gestión de tus proveedores y clientes, de manera que será más fácil elegir los adecuados y aplicar políticas específicas para vender más.

Sí, sabemos perfectamente que, para facturar más, es necesario hacer estudios de mercado y dar con lo necesario para tus clientes. Pero a nadie se le escapa que tener la información disponible y bien estructurada hace las cosas más fáciles y mejora la relación con los clientes. Un ERP, en este sentido, proporciona un plus de información para que los departamentos comerciales sean más eficientes.

En consecuencia, un ERP como SAP Business One, bien utilizado, ayuda a vender más. Y esto, a la larga, se notará en los resultados.

Las principales funcionalidades de SAP Business One

Los ERP tienen varias funcionalidades, y, en el caso de SAP Business One, se pueden activar paulatinamente mediante módulos. La idea es que cada empresa utilice aquellos módulos que realmente necesita, para optimizar su inversión. Estas son las principales funcionalidades SAP Business One:

Analíticas e Informes

En tiempos de Big Data, realizar analíticas e informes de distintos campos es fundamental. No en vano, es así como se pueden tomar decisiones correctas. Además, hay que recordar que esta circunstancia se da en todos los departamentos de la empresa.

La capacidad de generar analíticas e informes es, por lo tanto, una de las funcionalidades más interesantes del ERP. De hecho, es posible diseñar tableros e informes de las principales magnitudes de la empresa. Y, lo que es más, gestionar internamente esta información de forma colaborativa para conseguir los objetivos de la empresa. Hay que señalar que esta funcionalidad no tiene un módulo propio, sino que es transversal.

Por lo tanto, la posibilidad de generar analíticas e informes es una de las principales funcionalidades SAP Business One. Al fin y al cabo, la información es poder y, con esta solución, su gestión es más sencilla.

Business Intelligence

El Business Intelligence permite que las analíticas y generación de informes sean las correctas. En consecuencia, es un aspecto clave para este ERP.

Esta funcionalidad permite, por ejemplo, que tú decidas las métricas para diseñar los informes. Y, de esta manera, el filtrado de datos se ajustará más a lo que estás buscando. Por otra parte, también hay que señalar que es posible utilizar y generar los informes de forma integrada con Excel. Lo que se busca es que resulte más fácil generar y crear los informes adaptados a las características propias de tu negocio. Y esto, a la larga, marca la diferencia porque será más fácil generar tu propia metodología.

En definitiva, el Business Intelligence es una funcionalidad que te permite ir un paso más allá en la generación de informes. Lo que se consigue, en este caso, es gestionar la creación de informes y las métricas que tú quieras.

Gestión financiera

La gestión financiera es una de las funcionalidades más utilizadas hoy en día en un ERP. Y no ha de extrañar, porque de esta manera se pueden llevar a cabo múltiples movimientos. Existe un módulo específico para realizar estas operaciones.

En primer lugar, la funcionalidad de gestión financiera te permite consultar y hacer movimientos en tus cuentas bancarias sin salir del ERP. Y, además, podrás hacer una consulta simultánea de todos tus saldos. Esto, evidentemente, permite ahorrar tiempo y tener una idea clara de la situación real de la compañía. Por otra parte, también podrás automatizar los pagos y cobros. Todo esto proporciona la necesaria velocidad para hacer las cosas mejor y, sobre todo, evitando problemas.

La gestión financiera también incluye la contabilidad. Este módulo te facilitará la confección de balances de situación, cuentas de pérdidas y ganancias y asientos contables. Además, la modificación de un elemento modificará automáticamente lo demás, de manera que ahorrarás pasos. Esto es especialmente interesante para tener la contabilidad de la empresa al día y controlar el estado de las masas patrimoniales. Por lo tanto, el departamento de contabilidad de la empresa dispondrá de la herramienta necesaria para hacer cambios en tiempo real.

Por lo tanto, hay que señalar que esta funcionalidad también incluye la gestión de los flujos de efectivo. Saber cuánto hay, en qué momento y en qué proporción te permite ser más previsor. De esta manera, evitarás problemas financieros derivados del desconocimiento.

Gestión de compras e inventarios

El módulo de gestión de compras e inventarios es otra de las funcionalidades clave. No en vano, saber cómo y cuánto se compra y la situación de existencias es fundamental para cualquier empresa industrial, de distribución o comercial.

Las compras pueden implicar varios movimientos que el ERP puede facilitar. En primer lugar, las solicitudes de requerimiento, que se pueden gestionar fácilmente. Por otra parte, es posible generar y gestionar órdenes de compra y recibos, así como devoluciones gestión de aprovisionamiento. Finalmente, gestionando los datos maestros para optimizar la compra y, de esta manera, mejorar los rendimientos, por ejemplo, mediante el acceso directo a los datos de los proveedores para poder compararlos y reducir el riesgo inherente a esta actividad. No en vano, la gestión telemática es más rápida y eficaz.

La gestión de los inventarios es otro elemento clave, puesto que en ocasiones puede generar dificultades. No en vano, hay que señalar que una ruptura de los stocks tiene resultados nefastos. Algunas de las opciones que existen son la generación de informes de stocks por almacén y el informe de simulación de valoración por inventario. Por otra parte, te conviene saber que puedes gestionar el día a día de los inventarios desde la entrada de la mercancía hasta su salida. Esto es clave para mantener la trazabilidad de los artículos.

Hay que señalar que ambos aspectos tienen que funcionar de forma coordinada. Esta es la razón por la que se considera que esta es una funcionalidad.

Gestión de Recursos Humanos

La gestión de Recursos Humanos es otra de las funcionalidades de un ERP. Y esto, cuando se trata de una compañía de una cierta cantidad de empleados, es especialmente importante. Este módulo, puede facilitar el trabajo en varios sentidos para una gestión inteligente del personal.

En primer lugar, tendrás la posibilidad de realizar un seguimiento de las funciones de cada empleado, así como de los horarios. Por otra parte, también tienes la opción de conocer los salarios de cada uno de ellos. Además, se gestiona la información en fichas individualizadas para conocer sus capacidades, así como sus datos de contacto. Este es un ejemplo práctico de cómo el ERP, utilizando el Big Data, te ayuda a tomar decisiones.

Finalmente, hay que señalar que existen otros submódulos interesantes para un mayor desarrollo del trabajo. En primer lugar, el de administración de personal; el segundo submódulo es el de gestión del tiempo, mientras que existen otros submódulos para calcular la nómina o gestionar viajes. Aquí, una vez más, tendremos que considerar cuál es el área de negocio de la compañía, porque en algunas, como las comerciales, los viajes de empresa son relevantes.
En definitiva, si lo que deseas es realizar una gestión integral de los Recursos Humanos de la empresa, esta es una opción interesante.

Gestión de ventas y clientes

La gestión de ventas y clientes es esencial porque, al final, esta es la parte clave de cualquier empresa. Por lo tanto, disponer de información de calidad y funcionar de forma eficaz se convierte en un punto fundamental.

Gestionar las ventas es posible gracias a este módulo. Por un lado, se puede conocer la información y hábitos de compra de los clientes a partir de su historial, de manera que es más fácil realizar ofertas personalizadas. Otra posibilidad, no menos importante, es la de disponer de una alerta para hacer un seguimiento de los clientes. Y, por supuesto, también podrás generar facturas y comprobar si están pagadas.

Hay dos aspectos clave que debe tener en cuenta cualquier departamento comercial, aunque al final se reducen a tener información. En primer lugar, saber qué quiere el cliente y, en segundo lugar, valorar si a la empresa le interesa. Dependiendo de cuál sea la respuesta, se pueden tomar unas decisiones u otras. A nadie se le escapa que esta información es importante a medio y largo plazo.

Hoy en día, realizar un seguimiento puntual del cliente para conocer el momento de su ciclo de vida es fundamental. Esto, en última instancia, permite que optimices tus esfuerzos y los direcciones en la línea adecuada.

Otras funcionalidades específicas

Las funcionalidades SAP Business One también pueden incluir módulos específicos para determinados sectores de actividad. Por lo tanto, no está de más que hagamos una referencia individualizada de esta circunstancia.

Por ejemplo, existen módulos específicos para empresas de distintos sectores. Hay un módulo para empresas de fabricación industrial, otro para empresas de distribución, un tercero para empresas agrarias y, finalmente, un cuarto para el sector del retail. De esta manera, se consigue incidir en aquellos matices que son importantes para mejorar. Hay que tener en cuenta que, en algunos casos, se necesita algún módulo independiente. Por ese motivo, no está de más que lo tengas en cuenta.

Otro punto, no menos importante, radica en la posibilidad de contratar otras soluciones de SEIDOR One. Este es el caso de Ulises para gestión de almacenes, el RTLS de localización de activos en planta, el Gensam para mejorar la productividad de los trabajadores, Simple Expense para optimizar los gastos o Smart Planning, para mejorar tu planificación. Estas soluciones son compatibles con el ERP, de manera que no tienes porqué renunciar a su uso.

El concepto central de las funcionalidades SAP Business One es el de ofrecer un servicio abierto a empresas de cualquier índole y que se pueda ampliar según su momento de crecimiento. Por esta razón, no está de más que consideres esta posibilidad en función de lo que necesites.

Cabe destacar también que SAP Business One ha puesto foco también en la ciberseguridad, ofreciendo un robusto software tanto en su versión cloud como on-premise.

Conclusión

Las funcionalidades SAP Business One son diversas y, en la práctica, permiten que cualquier empresa pueda activar las que necesita. Ahora bien, es sumamente importante que la opción que elijas realmente sea la adecuada para que solucione problemas sin infrautilizarla y para ello, te debe asesorar el proveedor idóneo. ¿Buscas un ERP de garantías, seguro, adaptable y con un buen soporte? En SEIDOR One te ayudamos a elegir la solución SAP Business One e implantarla en tu empresa adaptada a tu empresa. También contamos ofrecemos una formación de SAP Business One con nuestro máster ¡Contáctanos para saber más!