Software de compras para PYMES: ¿Cómo optimizar la gestión de compras?

¿Qué es un software de compras?

Un software de compras es un ERP que se encarga de llevar a cabo el control de los gastos y que integra todos los detalles de los procesos de compra en una única aplicación para una gestión más fácil, directa e intuitiva. De esa manera, se trata de una herramienta que puede ayudar a gestionar de forma eficiente el gasto que existe por departamentos, por proyectos o incluso por personas dentro de una plantilla.

Además, es una herramienta que nos permite administrar de forma centralizada todas las operaciones que tienen que ver con la compra y la provisión de todo lo necesario para desempeñar nuestra tarea. Esto va desde el momento del contacto con los proveedores hasta el momento de la venta y el cobro.

¿Cómo se puede optimizar la gestión de compras?

Una vez que hemos definido qué es un ERP de compras, pasaremos a hablar de cuáles son los pasos que pueden llevarse a cabo para optimizar la gestión de compras.

1.- Diferenciar entre relaciones con los proveedores y su gestión

Una de las ventajas que tiene un software de compras para PYMES es que nos permite, de una forma muy clara, poder gestionar por un lado la relación con nuestros proveedores y, por otro, su rendimiento. Para mejorar su rendimiento, debemos precisamente obtener un flujo de información continuo y constructivo para/con nuestros propios proveedores. De esa manera, podremos mejorar su gestión y obtener una visión más amplia de todo el conjunto.

2.- Mejorar el abastecimiento estratégico a través de un software de compras para PYMES

Un segundo punto en el que podemos incidir es precisamente el proceso de abastecimiento estratégico. Este consiste en todos los procesos que tienen que ver con las innovaciones para mejorar el rendimiento del flujo de aprovisionamiento.

Se debe tener como prioridad siempre que estos procesos puedan ser accesibles de forma telemática. Al mismo tiempo, se deben implementar programas de formación para la plantilla que incluyan buenas prácticas y recursos a disposición de los trabajadores.

3.- Dando valor a las tareas de compra

Otro de los aspectos básicos que pueden lograrse con un software de compras para PYMES es el de darles el valor que merecen. De esa forma, podemos entender su valor para el futuro y, al mismo tiempo, hacer que el fruto de nuestro análisis y atención sobre ellos se pase a otros grupos de trabajo. En definitiva, se trata de tener las compras como una prioridad más del negocio para intentar optimizarlas todo lo posible.

4.- Software de compras para PYMES: valora la importancia de la tecnología

Otro de los aspectos básicos a la hora de comprender la importancia de un software de compras para PYMES consiste en tener en cuenta el papel de la tecnología en sí. No se trata únicamente de implementar un software compras para una PYME. Más allá de eso, se trata de cambiar nuestro enfoque hacia lo tecnológico para incorporarlo a nuestra empresa.

En definitiva, podemos decir que el enfoque sobre la optimización del proceso de ventas debe partir de un cambio de mentalidad empresarial. Este debe a su vez incluir todo lo necesario para poder beneficiarnos de la innovación constante.

5.- Mantenerse informado

Este es otro de los aspectos clave de la gestión de compras en el que puede ayudarte un software de compras para PYMES. Se trata de estar al tanto de los movimientos del mercado: un proceso que incluye, por ejemplo, los gustos y comportamientos de los consumidores, los estudios de mercado o, en general, las impresiones que podemos recoger a su vez de nuestros clientes.

No debemos tomar decisiones subjetivas, sino más bien basarnos siempre en el punto de vista de los clientes y más concretamente en sus preferencias y las tendencias generales. Para hacerlo, también debemos llevar a cabo un proceso de cruzado de datos, comparación y decisión sobre los mismos tras su análisis.

6.- Escoger correctamente a los proveedores

En el proceso de gestión de compras es importante escoger de forma acertada a nuestros proveedores. Esta elección debe estar acorde a los propios objetivos que tenemos en nuestra compañía. En ocasiones, y sobre todo para poder cumplir con los anteriores puntos que hemos mencionado, es posible que haya que cambiar de proveedores y escoger uno que encajen mejor con nuestra visión de negocio.

Este es un proceso que ha afectado especialmente a diversas empresas como consecuencia de sus procesos de digitalización: han tenido que cambiar de proveedores para poder ajustarlos a sus propios procesos para introducirse en el siglo XXI de la mano de la tecnología.

7.- Implementa un abastecimiento inteligente

Otro de los puntos esenciales a la hora de gestionar compras consiste en hacer que un negocio tenga un flujo de stock lo más efectivo posible. Esto pasa por llevar a cabo una visión estratégica del abastecimiento. De esa manera, un negocio debe funcionar conforme a los objetivos estratégicos que tiene así como acorde a sus objetivos respecto a la atención al cliente.

En este sentido, debemos analizar y reducir todo lo posible los plazos, distancia y, en general, recursos disponibles para el abastecimiento de nuestro negocio. Ahora bien: debemos buscar un equilibrio en el que las inversiones estén acorde a lo que necesitamos. Estratégicamente, la sobreinversión tampoco es un buen camino a la hora de gestionar un negocio.

Esperamos que estos consejos para mejorar la gestión de las compras te sean de ayuda. Recuerda que todos ellos forman parte del tan necesario proceso de digitalización al que deben someterse las empresas. Por ello, te animamos a conocer de primera mano todos los procesos que tengan que ver con la tecnología de tu sector en general y tu negocio en particular siempre de la mano de profesionales como SEIDOR.