10 perguntas que deve colocar antes de avançar com a substituição de ERP

Decidir avançar com a atualização ou alteração de um software empresarial não é um processo simples, uma vez que, por vezes é difícil perceber se o sistema atual é suficiente para as necessidades da empresa ou se uma atualização vale mesmo o tempo e o investimento necessário.

Esta questão é especialmente relevante quando se trata de substituir um sistema em toda a empresa, como é o caso do software empresarial (ERP). Ao contrário da atualização do software de contabilidade, por exemplo, o ERP pode afetar todas as áreas da empresa.

Os ERPs mais recentes são muito mais económicos e eficientes do que a geração anterior, e nesse sentido, são muito mais eficazes para apoiar o crescimento da sua empresa.

Para que possa confirmar que a aquisição de um novo ERP é a melhor opção para a sua empresa, partilhamos dez questões que deve fazer antes de avançar com uma decisão:

1 – As suas vendas e stock estão permanentemente atualizados com informação disponibilizada em tempo real que lhe permitem tomar as decisões comerciais mais acertadas?

O ERP atual coleta, trabalha, organiza e analisa automaticamente os dados da sua empresa em tempo real de forma a melhorar a precisão e confiabilidade dos dados. Acedendo a esses dados precisos sempre que for necessário irá ser capaz de tomar as melhores decisões para o seu negócio.

2- As dificuldades de rastrear produtos do armazém fazem com que tenha em stock excessos ou insuficiências?

Ao automatizar funções-chave, vincular sistemas de fornecedores e aumentar a capacidade de resposta, o ERP permite-lhe prever a procura e otimizar as suas compras e gestão de stock.

3- A sua empresa tem produtos com prazo de validade limitado, como produtos frescos ou sazonais?

Podemos dizer que o ERP também se destaca pela sua gestão de stocks sensíveis no tempo, perecíveis ou sazonais. E uma vez que oferece visibilidade total do início ao fim de todos os processos, estes produtos podem ser mais facilmente geridos.

4- A sua empresa considera uma opção difícil prever vendas ou o desempenho da organização no futuro?

O ERP gera automaticamente relatórios e analisa dados de departamentos tão variados como o financeiro, vendas, stock, compras, administrativos, entre outros, além de se conectar a sistemas de terceiros como o de fornecedores, disponibilizando assim dados e previsões para planeamentos e previsões detalhadas.

5- A sua empresa ainda utiliza um sistema de inventário antigo ou “doméstico”?

Os sistemas de inventário “domésticos” requerem manutenção que geralmente é dispendiosa e são difíceis de atualizar. Já os sistemas ERP Cloud mais recentes, por exemplo, são geridos pelo fornecedor e estão sempre atualizados e aptos a trabalhar com as mais recentes tecnologias. E mais: suportam as melhores práticas para que as empresas não precisem se reinventar constantemente ou confiar em processos ineficientes.

6 – É difícil determinar responsabilidades quando os números de vendas e stock estão desalinhados?

Com o ERP, várias funções e processos de negócios são armazenados num único banco de dados para que os funcionários de diferentes áreas possam utilizar os mesmos dados precisos para diferentes necessidades.

7- A sua empresa poderia beneficiar com a padronização de processos?

O ERP vincula sistemas e dados entre departamentos para simplificar os processos de negócio e criar maior sinergias por meio da padronização. Modelos e padronização de processo facilitam o estabelecimento e a utilização de processos por toda a empresa e onde necessário.

8 – A Administração da sua empresa tem um entendimento claro do custo total de propriedade (TCO) de um novo sistema ERP?

Nos ERPs Cloud atuais, por exemplo, o custo total de propriedade tem o valor de assinatura e a maioria dos outros custos agregada a um valor único.

9- A sua organização estaria preparada para dedicar tempo e recursos para documentar com precisão os seus requisitos antes de selecionar um fornecedor de ERP ou uma solução corporativa?

Uma empresa pode estar pronta para um novo sistema ERP do ponto de vista funcional, mas avaliar as necessidades antes da escolha de um novo sistema ERP é fundamental para uma implementação bem-sucedida.

10 – A sua empresa está preparada para obter a ajuda de um consultor de ERP experiente?

Este consultor tem um papel enorme na minimização de riscos, agilizando o processo de seleção, facilitando a implementação e aumentando o sucesso e o valor geral de uma solução de ERP.

Os sistemas de negócio antiquados diminuem o crescimento e dificultam operações eficientes, e é por isso que até as empresas mais pequenas estão a adotar soluções modernas de ERP.

Se respondeu “Sim” a alguma das perguntas acima, aconselhamos a que avalie a possibilidade de atualizar ou adquirir uma nova solução de ERP.

Se tiver dúvidas ou quiser saber mais, nomeadamente, sobre como e o que é que uma substituição do ERP implica no seu caso, entre em contato connosco pelo e-mail [email protected] .