14 de abril de 2023
5 benefícios de implementar um ERP
De forma resumida, o ERP é um sistema de gestão empresarial que organiza e integra múltiplos processos de negócio dentro de uma organização, como a gestão de stock, vendas, fornecedores, clientes, finanças, contabilidade e recursos humanos. Desta forma, este sistema vem permitir às empresas obter inúmeros benefícios.
1. Maior fiabilidade
Redução de erro humano e integração da informação em todas as áreas da empresa
O ERP regista e consolida, de forma organizada, as informações das atividades de diferentes departamentos de uma empresa. Esta consolidação permite que os processos internos sejam controlados de forma eficiente, melhorando a produtividade.
Assim, fazer uma gestão de informação com maior organização nos processos permite reduzir erros, nomeadamente humanos, e garante maior credibilidade às empresas. Sempre que uma empresa apresenta algum erro referente a informação, perde-se tempo nas suas correções, para se refazer atividades ou encontrar o problema. Se notar que determinados processos começam a apresentar falhas repetidas, está certamente na hora de pensar na implementação de um ERP.
Já a integração da informação contribui diretamente nos processos internos da empresa, aumentando a sua agilidade e dinâmica. Esta integração permite ainda que o fluxo de trabalho seja mais fluido. A centralização e partilha de informações de diferentes departamentos, eliminando os erros, como a duplicação de dados por exemplo, é uma das principais vantagens de um ERP.
É importante referir ainda que além de organizada, a informação deverá estar segura. Para que a empresa cresça é importante ter um sistema que garanta a proteção da informação inserida, e para o efeito nada melhor que um ERP para proteger a informação da sua empresa.
Quer aumentar a confiabilidade e reduzir o erro humano?
Partilhamos de seguida algumas medidas:
- Automatização de processos: Automatizar tarefas repetitivas e que não exigem a intervenção humana pode ajudar a reduzir erros e aumentar a eficiência dos processos.
- A implementação de sistemas de gestão, como sistemas da qualidade, contribui para a padronização de processos, melhorar a comunicação e a transparência em toda a empresa.
- Formação e capacitação de funcionários com o intuito de os preparar e atualizar sobre novas tecnologias e metodologias, possibilitando que saibam lidar com situações complexas e tomar decisões assertivas.
- As auditorias internas e externas contribuem para a identificação das áreas de melhoria da empresa e garantem que os processos estejam em conformidade com as normas e regulamentações do setor.
- A integração de sistemas permite garantir que a informação esteja disponível para todos os departamentos da empresa, evitando repetições de trabalho e reduzindo a possibilidade de erros na transmissão de informação.
Todas estas medidas devem ser encaradas como processos contínuos, com monitorização constante e feita a realização de ações de melhoria em todo o momento.
2. Melhor tomada de decisões
Visibilidade em tempo real dos dados da empresa e estatísticas imediatas
Um ERP robusto irá permitir-lhe assumir a gestão da sua empresa através de funcionalidades poderosas para que possa trabalhar com maior rapidez, simplicidade e flexibilidade.
Um dos processos mais relevantes numa empresa é a capacidade de realizar a tomada de decisão. Para tal, é necessário que tenha por base dados confiáveis para que possa guiar os gestores e ajudá-los a fazer as melhores escolhas.
Um ERP, responsável por centralizar toda a informação de uma empresa, apresenta os dados de forma intuitiva e disponibiliza de forma simples e rápida o acesso a dados confiáveis.
Uma empresa cria diariamente um enorme número de dados, seja pela quantidade de produtos em stock, das vendas realizadas ou de custos operacionais. Todas estas informações são importantes e devem ser registadas. E para tal, este processo deve ser realizado de forma centralizada, não utilizando diferentes sistemas que não se integrem. A centralização dos dados é fundamental para uma apuração da informação de forma eficiente e simples.
Quando todos os departamentos partilham o mesmo sistema, podemos observar a otimização de processos em menor tempo e uma visão mais abrangente e precisa das operações, o que se traduz no aumento de produtividade. A consulta rápida a dados confiáveis de toda a empresa, em tempo real, permite aos gestores tomadas de decisão informadas, identificando desafios e oportunidades.
A automação de processos reduz o erro humano, uma vez que a velocidade de um software é muito maior do que a de uma pessoa, para acompanhar diversos sistemas e inserir dados em tabelas e relatórios diferentes. Uma ação passível de ter erros quando realizado de forma manual. Esta ação reduz tempo e custos, permitindo alocar recursos a outras atividades.
Cada empresa, mesmo as que atuam no mesmo setor, apresentam as suas particularidades e necessidades próprias. Para atendê-las de forma eficaz, é importante que o software identifique essas necessidades e apresente soluções. O ERP foi desenhado para responder a essas exigências e é por isso que cada modulo pode ser configurado de forma personalizada.
A centralização de informação permite que ela seja acedida de forma mais simples e rápida, agilizando os procedimentos e tornando-os mais seguros, eliminando o risco de erro humano. A combinação destes dois fatores traduz-se na criação de indicadores confiáveis (KPIs). Estes indicadores são fundamentais para avaliar o desempenho de uma empresa e identificar desafios e oportunidades.
O acesso a indicadores, gerados a partir do ERP, torna a tomada de decisão mais simples, uma vez que a informação foi gerada através de dados confiáveis e terá acesso a estatísticas imediatas em tempo real. Esta informação corresponde a todas as áreas da empresa, desde a financeira, stock, vendas ou produção.
Quando os indicadores são confiáveis, os riscos da sua operação diminuem drasticamente, funcionando como um diferencial competitivo que lhe ajudará a conquistar mais espaço no seu mercado.
É ainda importante referir que o acesso intuitivo a dados fornecidos pelo sistema, como a geração de relatórios personalizados por exemplo, cria oportunidades para que surjam novos insights e ideias, criando novas estratégias de atuação.
Numa conjuntura cada vez mais competitiva, em que decisões precisam ser tomadas em períodos de tempo menores, ter a ajuda de informação relevante e confiável, em tempo real, a partir de qualquer lugar, é crucial. Neste contexto, um ERP apresenta-se com uma verdadeira vantagem competitiva.
Resumindo, os sistemas de informação como o ERP (Enterprise Resource Planning) podem ajudar a melhorar o processo de tomada de decisão de uma empresa de várias formas:
- Integração dos dados
- Análise de dados em tempo real
- Relatórios personalizados
- Automatização de processos
- Fluxo de trabalho
- Acesso a informações em tempo real
3. Melhoria no Serviço de Apoio ao Cliente
Redução de tempos de resposta e de entrega, atendimento personalizado e informado, antecipação das necessidades do cliente
Oferecer o melhor serviço de apoio ao cliente pode ser desafiante para uma empresa. Tendo esta questão em mente, listamos de seguida algumas formas de como um ERP pode ajudar:
- Organização do perfil do seu cliente
Com um ERP, é possível por exemplo, estudar o histórico de compras de um cliente, bem como as suas sugestões de melhoria ou reclamações. Cruzando todos os dados, podemos corrigir e resolver problemas para situações futuras. O ERP irá trabalhar os dados, através de relatórios, gráficos ou alertas, e dessa forma apoiar os gestores a tomar decisões de forma sustentada.
Traçar um perfil permite comunicar com o cliente numa linguagem mais adequada e mais próxima, gerando empatia entre os clientes e a empresa.
- Potencial compra
Analisar o comportamento dos clientes, no que respeita às suas compras, permite criar previsões de vendas e antecipar as necessidades dos clientes.
O fluxo continuo de dados automatizados irá permitir aos colaboradores terem maior controlo sobre a empresa e oferecer uma melhor experiência aos seus consumidores, antecipando ações futuras necessárias.
- Segurança dos dados
O ERP além de disponibilizar diversas funcionalidades, oferece igualmente segurança dos dados da empresa e dos clientes. Através da utilização de sistemas de bases de dados certificadas e mecanismos de auditoria interna, garante-se elevada fiabilidade e segurança dos dados.
- Agilidade no acesso aos dados do cliente
A partir de um ERP, procurar informação sobre determinado cliente nunca foi tão simples. Certamente já teve de pesquisar informação sobre um determinado cliente, seja por um pedido novo ou realização de uma troca de produto, por exemplo. É fundamental que a empresa tenha uma ferramenta capaz de agilizar estas procuras de informação necessárias, reduzindo os tempos de resposta, e oferecer o apoio ao cliente mais adequado no momento.
4. Automatização de processos
A integração dos diferentes departamentos permite automatizar tarefas e processos evitando a repetição de ações pelos utilizadores
Tal como já referido anteriormente, a automatização de processos é uma enorme vantagem. Para crescer, é necessário evoluir.
Comecemos pelo princípio: sabe do que se trata quando falamos na automatização de processos?
- A automatização de processos é a utilização de tecnologia e da integração de dados e sistemas para automatizar tarefas que antes eram manuais. Este benefício permite aumentar a produtividade e gerar valor.
A importância da automatização para a sua empresa
A automatização contribui de forma decisiva para que a sua empresa se possa desenvolver, uma vez que este benefício prossupõe a utilização de tecnologia, evitando erros nas operações, otimização de atividades do dia-a-dia e redução de custos.
Como é óbvio, a implementação do ERP permite a automatização de processos e irá garantir maior competitividade à sua empresa.
Conheça algumas das principais vantagens da automatização de processos:
- Aumento de produtividade: através da automatização de processos burocráticos ou repetitivos, contribuindo ainda para a otimização do tempo dos colaboradores, evitando repetições e melhoria da qualidade do trabalho.
- Integração do banco de dados: a falta de comunicação entre diferentes departamentos de uma empresa pode ser um enorme desafio. Um sistema que centralize dados, os saiba interpretar e partilhe informação, contribuirá para a eficiência global da empresa e facilitará as tomadas de decisão.
- Padronização: para empresas que oferecem serviços ou produtos em grandes escalas a padronização é vital, contribuindo para a eficácia da gestão da qualidade dos processos produtivos.
- Controlo do Desempenho: através do registo em tempo real de todas as atividades da empresa. Por exemplo, obter relatórios com dados atualizados no momento sobre vendas, stocks ou fornecedores é crucial para uma tomada de decisão rápida.
- Redução de custos e erros: todos os benefícios abordados anteriormente, irão contribuir para a redução de custos operacionais da empresa, pela implementação de novos mecanismos de trabalho e pela simplificação de processos.
Share