Gestão de compras : automatização de cenários

Gerir uma empresa é, acima de tudo, tomar decisões.

Decisões que irão ter impacto no futuro da empresa e que podem mesmo boicotar esse mesmo futuro.

Quando nos deparamos com uma questão, em especial quando nos deparamos com um problema, necessitamos de saber, em primeiro lugar, exatamente qual é o problema que temos pela frente para poder analisar as possíveis soluções.

Numa empresa existem muitas questões que devem ser controladas e para as quais é necessário encontrar soluções, mas antes de encontrar soluções precisamos de saber que temos um problema para resolver.

Se vamos a conduzir a nossa viatura e ela deixa de funcionar, sem que nada tenhamos feito para isso, temos com toda a certeza um problema.

O que fazemos mal isso acontece? Olhamos para o painel de bordo para perceber se algo está a ser mostrado como alerta. Aliás, o ideal é que apareça no painel de bordo informação de perigo antes mesmo do carro ter um problema grave e parar.

Na gestão de uma empresa, em especial na área de compras acontece exatamente o mesmo, devemos ter soluções que nos permitam uma monitorização da empresa e antecipar os problemas.

Se o problema do carro é falta de combustível, devíamos ter visto que o depósito estava já na reserva e não tínhamos autonomia para os km que precisávamos para chegar à estação de serviço.

Se não tivermos mercadorias ou matérias primas para as nossas encomendas, vai acontecer à nossa empresa exatamente o mesmo que aconteceu à viatura, vai parar.

Assim, se conseguirmos ter soluções de alarmística para aproximação de limites mínimos de stocks e não tivermos um ERP que nos ajude, por exemplo com um MRP na gestão automatizada de compras, podemos ter de parar e só depois de pararmos é que vamos olhar para os mapas e perceber que aceitamos a encomenda e não tínhamos matérias primas suficientes ou mercadorias para cumprir essa encomenda.

Se conseguirmos definir alertas e workflows de aprovação de eventos (por exemplo aceitação de uma encomenda com um prazo inferior ao que necessitamos), podemos tomar as decisões em tempo útil e ser capazes de encontrar soluções para os vários cenários.

Para tomar as decisões devemos também ter a capacidade de ver todas as alternativas.

Vamos voltar à encomenda do nosso cliente. A encomenda foi solicitada por um dos comerciais da empresa, com condições especiais (desconto acima do habitual porque era uma quantidade acima do normal) e com um prazo de entrega mais curto do que o habitual.

Para podemos perceber se estamos em condições de cumprir essa e outras encomendas, vamos recorrer ao MRP e perceber o que precisamos de comprar e quando.

Com o MRP conseguimos perceber que precisamos de comprar 10.000 unidade de um artigo para cumprir as encomendas, mas como podemos ver no cenário que o MRP, precisamos de comprar essas 10.000 unidades o quanto antes porque o tempo de entrega é quase igual ao tempo que temos para entregar ao nosso cliente.

O que podemos fazer?

Vamos colocar o software a trabalhar para nós e enviar aos potenciais fornecedores deste artigo uma cotação de compra com um link onde os fornecedores colocam as suas ofertas.

No dia seguinte podemos ver dentro do nosso software que 3 fornecedores responderam e que um fornecedor não consegue entregar as 10.000 unidade e que 2 conseguem cumprir a entrega das 10.000 unidades.

Dos dois fornecedores um entrega 2 dias antes, mas é 3 % mais caro do que o outro fornecedor.

Com estas informações podemos tomar a decisão melhor para a empresa e assim não falhar com os nossos compromissos.

Este é um cenário perfeitamente normal, ainda mais nos tempos que correm com a escassez de matérias primas.

Precisamos de ter uma visão global das questões e não perder tempo a tentar perceber o que está a acontecer à empresa.

Para saber como melhorar o processo de compras da sua empresa, fale com a Seidor e perceba como as soluções SAP podem fazer a diferença.