Como estimar e minimizar o custo total de propriedade do seu ERP? Porque é que precisa de o saber?

Em primeiro lugar, porque é que precisa de saber o TCO do ERP e como o pode gerir?

Os sistemas ERP permitem que as organizações racionalizem os seus processos, aumentem a produtividade e a eficiência e impulsionem o crescimento. No entanto, o custo de implementação de um sistema ERP é muitas vezes uma grande preocupação para as empresas. Neste artigo, vamos explorar como estimar e minimizar o custo total de propriedade do seu ERP e porque é que é essencial saber isto.

O Custo Total de Propriedade (TCO - Total Cost of Ownership) é o custo total de um ativo ao longo da sua vida útil. Quando se trata de sistemas ERP, o TCO inclui muito mais do que apenas os custos iniciais de aquisição e implementação. Inclui também componentes-chave como atualizações, personalizações, formação de pessoal, manutenção, apoio e outras despesas indiretas que surgem durante o tempo de vida do sistema ERP.

Os sistemas ERP têm uma vasta gama de funções e características, o que pode dificultar a estimativa do custo total de propriedade. No entanto, conhecer o custo total é crucial para qualquer empresa que pretenda gerir os seus recursos de forma eficaz. O custo total de propriedade inclui custos directos e indiretos, tais como:

• Licenças de software
• Personalização e integração
• Hardware e infraestruturas
• Manutenção e atualizações
• Formação e apoio
• Recursos internos e mão de obra

Ignorar estes custos pode levar a despesas inesperadas e a um encargo financeiro significativo para a sua empresa. Ao estimar e minimizar o custo total de propriedade, pode criar um orçamento realista e evitar quaisquer surpresas no futuro.

Como estimar e minimizar o Custo Total de Propriedade

Estimar o TCO dos sistemas ERP

O primeiro passo para minimizar o TCO do seu sistema ERP é estimá-lo com exatidão. Embora a estimativa do TCO possa ser uma tarefa complexa, é crucial ter uma compreensão clara dos custos envolvidos. Na maioria dos casos, as estimativas de TCO devem ter em conta os seguintes elementos:

1. Custos iniciais - Os custos iniciais incluem o custo das licenças de software, hardware e quaisquer outros custos associados necessários para implementar o sistema ERP.
2. Custos de personalização - Os custos de personalização podem variar significativamente consoante o nível de personalização exigido pela empresa. Se a empresa necessitar de uma solução altamente personalizada, os custos de personalização serão mais elevados.
3. Custos de implementação - Os custos de implementação envolvem normalmente consultores externos ou equipas internas. Estes custos incluem a gestão do projeto, a configuração e a instalação do software.
4. Custos de manutenção - Os custos de manutenção referem-se ao custo contínuo de atualização e manutenção do sistema ERP. Quer se trate de suporte técnico, correção de erros ou atualizações de software, terá inevitavelmente de recorrer ao seu fornecedor para o ajudar.
5. Custos de formação dos utilizadores - Os custos de formação dos utilizadores envolvem a formação dos colaboradores sobre como utilizar o sistema ERP de forma eficaz.
6. Custos de suporte e atualizações - Os custos de suporte e atualizações referem-se ao suporte adicional necessário após a implementação do sistema, incluindo atualizações de software e suporte técnico.

Formas de reduzir o TCO dos sistemas ERP

Assim que tiver uma estimativa exata do TCO, o passo seguinte é identificar formas de o reduzir. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as empresas podem minimizar o seu TCO ao implementar um sistema ERP:

1. Escolha a SEIDOR Portugal - A escolha do parceiro ERP correto é fundamental para minimizar o TCO. A SEIDOR Portugal tem uma vasta experiência na implementação de sistemas ERP e já trabalhou com empresas semelhantes à sua.
2. Utilize um sistema baseado na Cloud - Os sistemas baseados na nuvem, como o AWS ou o Google Cloud, são muito mais económicos do que as soluções on-premise. Eliminam a necessidade de hardware dispendioso e reduzem os custos de manutenção e suporte. Além disso, são uma boa opção quando quiser escalar o negócio e inovar.
3. Personalização cuidadosa - Lembre-se que os custos de personalização podem aumentar rapidamente. Escolha cuidadosamente a personalização e certifique-se de que todas as personalizações estão alinhadas com os seus objetivos comerciais.
4. Agende sessões de formação atempadas - Agende sessões de formação regulares para os seus colaboradores, de modo a garantir que estão atualizados em relação às capacidades, funcionalidades e benefícios do sistema.
5. Otimize o número de utilizadores - Otimize o número de utilizadores que têm acesso ao sistema. Determine quem precisa de aceder ao sistema e o nível de acesso necessário para minimizar os custos de licenciamento.
6. Escolha uma estratégia de implementação - Escolha uma estratégia de implementação que se alinhe com os seus objetivos empresariais e minimize os custos. Por exemplo, implementar o sistema por fases pode ser mais económico do que implementá-lo de uma só vez.
7. Selecione um método de implementação adequado - Escolha um método de implementação que se adeqúe às necessidades da sua organização. As soluções baseadas na nuvem são uma escolha popular, mas as organizações também podem considerar soluções no local ou híbridas.
8. Considere a manutenção e as atualizações do software - Considere o custo da manutenção e das atualizações do software e assegure-se de que tem um plano para gerir esses custos.

Assim, estimar e minimizar o TCO de um sistema ERP é essencial para as empresas. Uma estimativa precisa do TCO pode ajudar as organizações a planear e orçamentar os custos envolvidos na implementação e manutenção de um sistema ERP. Ao utilizar estratégias rentáveis, como sistemas baseados na nuvem, personalização direcionada e formação atempada, as empresas podem minimizar o TCO do seu sistema ERP e, por sua vez, colher os benefícios de um sistema ERP robusto e eficiente.