Com gestionar una empresa de distribució amb un programari ERP?

L'ús d'un ERP per a empreses de distribució, com gestionar-lo

El primer que has de tenir en compte és que els ERP per a distribució et permeten fer un control integral dels diferents departaments. I, cosa que és més important, no hauràs de repetir operacions, perquè aquestes quedaran registrades a tots els mòduls que hagis contractat.

És cert que la distribució pot tenir casuístiques diferents. No són les mateixes, per exemple, les necessitats de la distribució en alimentació que en retail, atès que en aquest últim cas s'adrecen al client detallista.

Un ERP per a empreses de distribució l'han de poder utilitzar tots els agents de la companyia. En aquest sentit, l'eina ha de ser intuïtiva perquè puguin fer-la servir de la mateixa manera un operari i un gestor. Avui, el fet cert és que hi ha sistemes d'accés a través de contrasenya que milloren la seguretat.

Sigui com sigui, la gestió d'una empresa que tingui un ERP específic per a la distribució ha de tenir en compte els aspectes següents. Pren-ne nota:

1. Controlar els estocs

El control dels estocs és un dels aspectes centrals en una empresa de distribució. No en va, estem parlant de la seva activitat principal.

L'ERP permet conèixer l'estat del magatzem, però també les entrades i sortides de mercaderia. El que es pretén, en qualsevol cas, és aconseguir monitorar els processos i evitar errades en la cadena de distribució. Un dels avantatges dels actuals ERP de distribució és que es poden utilitzar en qualsevol dispositiu.

Per exemple, la traçabilitat es converteix en un procés crític. Un estoc té una entrada, una estada en magatzem i una sortida. El control de tot el cicle et permet saber on hi ha els possibles problemes.

L'ús d'aquesta mena d'eines pel que fa als estocs et facilitarà la feina. Per aquest motiu, et convé tenir-les a mà.

2. Gestió de les finances

Els fluxos financers són una qüestió clau per a qualsevol empresa i les eines automatitzades et permeten saber quina és la situació exacta.

Per exemple, gràcies a un ERP integrat amb els teus comptes bancaris, sabràs l'estat d'aquests. En el sector de la distribució, que es mou en marges reduïts, aquest element és central. Afortunadament, amb una eina especialitzada et serà més fàcil fer-ne un seguiment.

D'altra banda, aquest departament també controla l'estat dels pagaments i les seves dates, així com els cobraments. Això és indubtablement important si el que vols és fer un control dels teus fluxos de caixa. Al final, es tracta d'evitar tensions de tresoreria per no cobrar quan toca.

La comptabilitat de l'empresa és igualment important, també per qüestions legals. Els actuals mòduls de gestió financera et permeten fer assentaments en temps real ajustats a la normativa del Pla general de comptabilitat. Per tant, quan vulguis fer un balanç o un compte de pèrdues i guanys, ho tindràs més fàcil.

3. Gestió de despeses i proveïdors

La gestió de despeses i proveïdors és una de les qüestions clau de totes les empreses, i en la distribució no és una excepció. Els mòduls d'un ERP estan adaptats a les compres, però també a la gestió dels recursos humans.

La idea és que puguis saber quina és la situació de cada moment a partir de les compres anteriors de proveïdors i el seu volum. Una cosa similar passa també quan es treballa amb la plantilla. És evident, doncs, que disposar d'aquesta informació és imprescindible en qualsevol negociació.

La gestió de despeses i proveïdors és fàcil de controlar amb un ERP i es notarà a la teva empresa.

4. Gestió de clients

La gestió de clients en distribució és una de les parts més complexes, sobretot en subsectors com la missatgeria.

Un CRM incorpora diverses eines perquè la gestió sigui més efectiva. D'una banda, la base de dades de clients amb el seu historial corresponent. En segon lloc, el tiquet mitjà i les seves preferències per millorar les campanyes de màrqueting. A més, pots saber quin és l'estat dels contractes. D'altra banda, sabràs si s'està fent un seguiment correcte del servei d'atenció al client. Finalment, l'estat dels seus pagaments.

Aquesta informació és decisiva en tots els sentits, però sobretot per al departament comercial o de vendes. Una bona gestió dels teus clients aporta valor.

5. Fer informes periòdicament

Els informes són importants per dues raons. En primer lloc, per saber quin és l'estat real de la teva empresa en un moment concret. D'altra banda, perquè aquesta informació et permet fer una planificació prèvia.

En temps de Big Data s'utilitzen més dades i, en aquest cas, per a una bona gestió empresarial cal saber discriminar. És per això que saber generar informes de qualitat és determinant.

Quina és l'opció de programari més recomanable per a una PIME de distribució?

Les PIMES de distribució poden optar per una solució que s'està estenent: l'ERP per mòduls. Això fa que puguis triar i activar aquelles àrees que necessitis en cada moment.

Quin és l'avantatge? Que si has contractat un mòdul i més tard vols incorporar-n'hi un altre, la informació s'integrarà. I, en conseqüència, estalviaràs temps i diners a la teva empresa. Aquells professionals que tinguin un coneixement mitjà d'informàtica no tindran cap problema per fer servir l'ERP si gaudeixen d'un assessorament especialitzat.

Això sí, és imprescindible comptar amb una empresa amb experiència que s'encarregui de la implementació. Les empreses especialitzades poden estudiar el cas de la teva PIME i proposar-te la solució ajustada. Això, juntament amb el suport que donaran, facilitarà la transició.

Conclusió

L'ús d'un ERP per a empreses de distribució ha de tenir en compte unes pautes de criteri. I, per descomptat, has de tenir un proveïdor que et proporcioni solucions de confiança. SEIDOR Business One et facilita mòduls ERP adaptats a les necessitats de la teva empresa de distribució.