För att använda SAP Business One behöver varje användare en licens. Detta underlättar att allokera olika behörigheter till utvalda användare. Viktig företagsdata lagras i varje system, vilket innebär att användarna är fullt utbildade och förstår hur applikationen fungerar.

SAP Business One har fyra huvudsakliga licenstyper: Professional, Limited Financial, Limited CRM, och Limited Logistics. En professional licens ger fullständig tillgång till SAP och Limited licenserna gör det möjligt att rollanpassa funktionaliteten för att vara mer kostnadseffektivt.

Priset för varje lösning beror på antalet licenser och vilka licenstyper ditt företag behöver. Professional licenser har en högre prisbild än Limited, däremot finns tillgång till många fler olika verktyg.

Utöver licenskostnaderna så kräver verksamheter ett aktuellt support och underhållskontrakt med sin leverantör. Detta ger tillgång till SAP-supportkonsulter som är tillgängliga för att hjälpa till med eventuella problem och underhålla ditt affärssystem.