Business One y la reconciliación en cierres de periodos

SAP Business One ofrece una utilidad para el cierre de ejercicio financiero que nos permite saldar las cuentas tanto de balance, como de pérdidas y ganancias cada ejercicio.

Este proceso, por una parte, nos calcula el resultado del ejercicio y nos deja a cero las cuentas de pérdidas y ganancias para el siguiente periodo. Por otra parte, nos cierra y abre cada cuenta de balance con su saldo de fin del ejercicio y apertura el nuevo ejercicio fiscal por el mismo importe.

Pero este artículo no trata de cómo realizar ese proceso y sus pasos, sino de ‘eliminar’ ciertas incomodidades al ver los mayores de las cuentas, consecuencia de realizar este proceso cada año.

Cada vez que sacamos un libro mayor, vemos los movimientos de una cuenta, interlocutor comercial o incluso informes de deudas, entre todas las partidas abiertas, veremos los apuntes cada año correspondiente al cierre y la apertura si estos no han sido reconciliados.

Está claro que podemos ir cuenta a cuenta, por cada cliente y por cada proveedor realizando esta conciliación para que no se muestren, pero cuando el volumen es grande se convierte en una ardua tarea.

Para automatizar este proceso de conciliación, proponemos el uso de los asistentes de conciliación, tanto de cuentas de mayor como de Interlocutores Comerciales.

Para que el uso de estos asistentes sea eficiente y nos realice una conciliación optima sin reconciliar partidas que no debería, proponemos la realización de los siguientes pasos:

Lo primero y esencial es ser previsores de lo que posteriormente vamos a realizar y bajo que circunstancias. Para ello estableceremos una regla nemotécnica y única que nos permita identificar el cierre y la apertura de manera conjunta.

En el siguiente ejemplo proponemos establecer la regla Cierre + Año + Apertura + Año tanto para el asiento de cierre como para el de apertura.

Como resultado de este cierre obtendremos este resultado:

Como veremos, en la línea del asiento, tanto de cierre como de apertura, nos ha establecido en la REF1 la regla nemotécnica que anteriormente establecimos y que usaremos a continuación.

El siguiente paso es reconciliar los Interlocutores comerciales (cuentas asociadas) por un lado y por otro lado el resteo de cuentas contables. Para ello iremos a los asistentes de reconciliación interna y fijaremos los siguientes parámetros:

Ejemplos para periodo anual natural del ejercicio 2018.

Fecha de contabilización: De 31/12/2018 a 01/01/2019

Reglas de ajuste:

Regla 1: Fecha contabilización – 1 día de desviación.

Con esto conseguimos que solo se reconcilien apuntes con un día de diferencia. Entere el ultimo día del periodo y el primero del nuevo, siempre hay un día.

Regla 2: Código de cuenta asociada.

Con esto conseguimos que no nos concilie partidas de distintas cuentas asociadas de IC. Por ejemplo la de cartera.

Regla 3: Ref.1 (línea) - 6 últimos caracteres.

En esta última regla aplicamos la regla nemotécnica anterior y le decimos que nos reconcilie apuntes donde coincida ente valor en sus 6 últimos caracteres. Recordaremos que en el ejemplo descrito establecimos la misma para ambos asientos, C18A19.

Ambos asistentes los podemos encontrar en:

Interlocutores comerciales>Reconciliaciones Internas>Reconciliaciones.

Finanzas>Reconciliaciones Internas>Reconciliación

En ambos casos deberemos seleccionar la opción automática.

¡Esperamos hayáis aprendido mucho con este truco!