Hur man skapar en ERP-systemstrategi

Följ dessa steg för att lyckas med implementeringen

Missta dig inte; att implementera en ny ERP-lösning inom din organisation är ett betydande projekt. Att ta bort olika lösningar och implementera en ny, allt-i-ett-applikation är som en öppen hjärtoperation för ditt företag. Det är något du vill göra rätt för att säkerställa din organisations hälsa under många år framöver. Så vad är det bästa sättet att skapa en ERP-systemstrategi?

Först och främst vill du ta itu med de utmaningar du har inom din organisation och hur din valda lösning kommer att övervinna dessa. Vanligtvis börjar företag söka efter ett nytt system när de har prövat alla andra vägar för att övervinna affärsutmaningar. Planeringsstadiet är kritiskt eftersom du inte vill upptäcka problem inom ditt företag som ditt nya system inte har funktionalitet att hantera.

Under planeringsstadiet, prata med alla nyckelintressenter inom ditt företag. Prata med din ekonomichef om deras utmaningar med att hantera kassaflödet. Prata med din VD eller CEO om vilka typer av rapporter de vill analysera eller med din produktionschef om flaskhalsarna som alltid leder till förseningar i kundorder. När du har kartlagt allt kan du börja undersöka lösningar och jämföra funktionalitet för att bestämma vad som kommer att passa bäst för din organisation – både nu och i framtiden.

Den genomsnittliga livslängden för en ERP-lösning är vanligtvis runt tio år – om den inte utvecklas och uppdateras regelbundet. SAP släpper vanligtvis en ny huvudversion av SAP Business One vartannat år. Det finns också olika patch-releaser i linje med nya innovationer och regleringar. Men om du för närvarande kör ett branschspecifikt eller ett äldre system, är chansen stor att du inte är GDPR-kompatibel och inte kommer att uppfylla de nya reglerna för Making Tax Digital. Det är dags att byta innan din programvara leder till en onödig ekonomisk påföljd för ditt SME. När du undersöker en ny lösning är det viktigt att ställa frågor om dess produktplan för att säkerställa att du framtidssäkrar ditt företag.

Hur man väljer den perfekta ERP-lösningen

När du söker på Google efter en 'ERP-lösning', vet du hur många resultat det finns? Över 100 miljoner. Detta kan vara överväldigande, och du kommer aldrig att kunna läsa allt online. Det är alltid en bra idé att först kolla in en oberoende webbplats eller att undersöka lösningar som andra företag inom din bransch använder.

När du har identifierat ett par lösningar som kan fungera för dig, finns det hundratals videor eller online-demonstrationer du kan kolla in. YouTube är en utmärkt resurs för att bläddra bland potentiella lösningar och få en känsla för hur processerna fungerar. Engagemang i hela ditt företag bestäms ofta av användarvänlighet. Om din lösning är för komplex, håller användarna den på avstånd.

En annan sak att göra innan du bestämmer dig för din nästa lösning är att läsa några kundreferenser och fallstudier och se hur lösningar fungerar i verkligheten.

Nästa steg är att tala med distributionspartner när du har identifierat en lösning som kan fungera för ditt företag...

Hur man väljer en ERP-implementeringspartner

Du måste fatta många viktiga beslut när du implementerar ett nytt affärshanteringssystem. Vissa är viktigare än andra. Men det viktigaste – och det som du inte har råd att göra fel – är vem du väljer som din implementeringspartner. Det finns några saker som du bör överväga när du väljer en partner att arbeta tillsammans med ditt företag.

Kultur är nyckeln. Det skulle hjälpa om du hittade en organisation med samma ideologier som dina egna. Om du kan hitta någon som är på samma sida som du, kommer det att göra en enorm skillnad. Du kommer att arbeta nära med din valda partner genom de olika försäljnings-, implementerings- och go-live-stadierna. Sedan kommer de att vara din första kontaktpunkt om du någonsin behöver stöd. Fråga dig alltid om du kan se ditt företag arbeta med din valda partner i överskådlig framtid. Om svaret är 'nej', är de olämpliga för ditt företag.

Du behöver känna att du kan lita på din partner och att de kommer att hålla vad de lovade under försäljningscykeln. Gör alltid din research om en organisation. Ta en titt på deras webbplats och deras företags sociala medieprofiler. Se hur många personer som är en del av deras projektleverans- och konsultteam. Har de rätt kompetens för att hjälpa dig att leverera ditt projekt? Om något inte känns rätt, så är det ofta inte det.

För många växande företag är detta första gången de implementerar ett riktigt ERP-system. Så de kommer att förlita sig på sin valda partner för att leda dem längs rätt väg. Därför är det viktigt att arbeta med någon som har rätt erfarenhet och färdigheter för att implementera ditt valda system. Se till att företaget du väljer att samarbeta med har omfattande kunskap om ditt företag och den bransch du arbetar inom.

När ditt system är implementerat och du har gått live, kommer partnerns supportteam att finnas där för att hjälpa till med eventuella problem. Du kommer att vilja maximera din investering i din ERP-lösning och undvika perioder av stillestånd eller när ditt system inte körs med full hastighet. Fråga alltid potentiella leverantörer hur lång tid det tar för dem att svara på förfrågningar och avsluta supportärenden. Det är också värt att ta reda på hur deras kundlojalitet ser ut. Du kan avgöra vad kunder tycker om servicenivån ett företag tillhandahåller genom hur många som väljer att förnya sina avtal.

Arbeta med en erfaren ERP-leverantör

För många växande företag är detta första gången de implementerar ett riktigt ERP-system. Så de kommer att förlita sig på sin valda partner för att leda dem längs rätt väg. Därför är det viktigt att arbeta med någon som har rätt erfarenhet och färdigheter för att implementera det valda systemet. Se till att företaget du väljer att samarbeta med har omfattande kunskap om ditt företag och den bransch du arbetar inom.

När ditt system har implementerats och du har gått live, kommer partnerns supportteam att finnas där för att hjälpa till med eventuella problem. Du vill maximera din investering i din ERP-lösning och undvika perioder av stillestånd eller när ditt system inte körs med full hastighet. Fråga alltid potentiella leverantörer hur lång tid det tar för dem att svara på förfrågningar och avsluta supportärenden. Det är också värt att ta reda på hur deras kundlojalitet ser ut. Du kan avgöra vad kunder tycker om nivån på den service ett företag tillhandahåller genom hur många som väljer att förnya sina avtal.

Fråga slutligen en potentiell partner om du kan tala med några av deras kunder. De flesta företag inkluderar nu kundomdömen på sina webbplatser – eller kommer att kunna ge en referenskund från den bransch du arbetar inom. Varningsklockor bör börja ringa om inget av dessa är tillgängligt.

Hur man undviker misslyckande med ERP-projekt

En av de största bekymren som små och medelstora företag har när de startar ett nytt projekt är hur det kommer att sluta. Kommer lösningen att uppfylla alla krav när den är live? Kommer projektet att dra ut på tiden, eller kommer det att kosta mer än budgeterat? Lyckligtvis, om du har valt en erfaren leverantör, behöver du inte oroa dig för något.

Det är dock viktigt att komma ihåg att ERP-implementeringar sällan är enkla eller lätta att slutföra. När din end-to-end-lösning, såsom SAP Business One eller SAP Business ByDesign, finns det många kuggar i hjulet som alla måste anpassas för att få lösningen att fungera på alla cylindrar. Men låt inte det avskräcka dig. Belöningen kommer att vara en kraftfull affärshanteringslösning som hjälper ditt företag att förnya sig, växa och öka vinsten.

Alla företag som har implementerat en ny lösning kommer att säga att du kan förvänta dig några hinder på vägen. Och det är okej. Vissa problem vid implementering av ett system leder inte alltid till projektets misslyckande.

Vanligtvis misslyckas projekt bara när det finns konflikter. Antingen internt när det inte finns fullständigt stöd från högre ledare eller när det finns en konflikt med din valda partner. Om problemet är internt, då blir det knepigt. Om till exempel en ny VD eller ekonomidirektör kommer ombord halvvägs genom projektet, kan de ha egna idéer som kanske inte inkluderar din föredragna lösning eller partner.

Men om du har valt att arbeta med en erfaren partner som har rätt team som arbetar med dig, kommer de att ha kunskapen av att ha varit där och fått t-shirten – och det kommer att få dig över mållinjen.

När du planerar din ERP-systemstrategi är det viktigt att komma ihåg att varje projekt är unikt. Det finns inga fasta tidslinjer eller scheman för dessa typer av implementeringar. Du kommer att ha ett startdatum fastställt med din partner när du vill att allt ska vara igång. Men bara för att ett företag gick live på x-antal veckor betyder det inte alltid att det kommer att vara så för ditt företag.

När organisationer initialt överväger en ny lösning, är det antingen för att utmaningarna de står inför med sina befintliga system fortsätter att växa eller för att de har en övertygande händelse. Om det är det senare, bör din partner vara medveten om detta från början. Projekt som skyndas igenom resulterar ofta i många problem när systemen är i drift.

Dina nästa steg

När du har pratat med de viktigaste intressenterna i din organisation, valt en lösning som du känner är en perfekt match för ditt företag och säkrat en budget för ditt projekt, vad är nästa steg? Kontakta en av våra ERP-experter, så arbetar vi tillsammans för att planera de nästa stegen i ditt projekt. Våra lösningsarkitekter kommer att ge ditt team en demonstration för att visa hur vår programvara kan hjälpa dig att övervinna dina största utmaningar och automatisera de kritiska processerna. Vi har konsulter med decennier av erfarenhet för att implementera din valda lösning och hjälpa dig att gå live med stöd av vårt skickliga projektteam. Sedan, när du är live och njuter av fördelarna med ett fullt integrerat affärshanteringssystem för SEIDOR, är vårt support- och kundframgångsteam alltid redo att hjälpa dig att maximera din ERP-investering.