Com planificar els teus inventaris de manera senzilla per cobrir la demanda

Els passos necessaris per planificar els teus inventaris de manera senzilla

La planificació de la demanda, o demand planning, és un element molt útil si el que vols és millorar els teus processos. Això és essencial, perquè la majoria de les empreses tenen unes pautes previsibles.

Tots sabem que tenir un inventari sobredimensionat és una despesa innecessària, tant en mercaderia com en manteniment. D'altra banda, tampoc no pots permetre't la possibilitat d'una ruptura d'estocs. Això fa que hagis de fer una planificació realista.

El que passa és que, en molts casos, no hi ha una pauta de treball. I, per molt que es planifiqui, sempre hi ha un element d'impredictibilitat. Això ha passat amb la pandèmia de la COVID-19 o amb esdeveniments inesperats. Sigui com sigui, i a llarg termini, els inventaris s'han d'ajustar a la demanda. Fer el contrari és malgastar recursos que es poden aprofitar en altres àmbits.

La idea bàsica, doncs, és planificar quin és el nivell just d'existències per facilitar les vendes i reduir els costos de manteniment. En definitiva, optimitzar la gestió de l'estoc.

Quins elements has de tenir presents perquè els teus inventaris estiguin ajustats a la realitat? Has de tenir en compte tres qüestions que marquen la diferència:

1. Utilitza eines especialitzades

La informatització dels estocs ja no és un avantatge, sinó que no incorporar eines especialitzades suposa un cost d'oportunitat. Ser eficient en aquesta àrea és central per a la teva empresa.

Els ERP (Enterprise Resource Planning) estan dissenyats per controlar tots els inputs i outputs del teu magatzem. I, millor encara, pots controlar el procés des de qualsevol mena de dispositiu connectat. A més, pots activar mòduls diferents en funció de l'activitat de la teva empresa.

Les solucions informàtiques et permeten fer una consulta en temps real, de manera que la comunicació entre departaments i treballadors serà més fluida. També és possible fer modificacions automàtiques, cosa que millora la qualitat de la informació que es rep. En definitiva, s'estalvien temps i diners i es redueix el marge d'error.

Per exemple, SAP Business One ofereix una funcionalitat específica per a la gestió d'estocs. Sabràs què tens en cada moment, els preus i els balanços passats i tindràs l'opció de fer comandes.

2. Implanta una metodologia adaptada a la idiosincràsia de la teva empresa

La planificació d'estocs té a veure, i molt, amb les característiques de cada empresa. I cal assenyalar que no sempre serveix la mateixa fórmula. Per prendre la decisió d'implementar una metodologia o una altra, tens dues pautes bàsiques:

Sistema Just in Time

El sistema "just in time", d'origen japonès, serveix per a empreses que fabriquin productes d'alt cost i valor afegit. Només tindràs el que sigui estrictament necessari per a la producció i és propi d'empreses industrials. Aquesta és una opció per planificar el teu inventari en funció de la demanda, però es requereix una gran capacitat de coordinació i minimitzar les errades.

D'altra banda, aquesta planificació d'inventaris t'obligarà a treballar amb proveïdors de màxima confiança. Pensa que aquests no et poden fallar perquè, si no, tot l'esquema es descompon. Tot i que és un sistema de molt èxit en sectors com el de l'automoció, cal saber-lo implementar bé.

Anàlisi ABC

D'altra banda, és possible que t'interessi fer grans compres perquè tens determinats pics de demanda. Aquesta és una realitat que es dona en la campanya nadalenca, i diverses empreses comercials o de retail augmenten els seus estocs pensant en aquest moment. Una bona forma de fer una planificació conscient i amb criteri és la denominada anàlisi ABC, que ordena els productes en funció del seu valor afegit i freqüència de venda.

En el primer cas, parlarem de productes d'alt valor amb baixa freqüència de venda (A). El segon cas és el dels productes de valor i freqüència de vendes mitjana (B). Finalment, es destacaran els productes de baix valor amb alta freqüència de venda (C). És evident que cada mena de companyia tindrà un nivell de venda predominant de certs productes.

Les possibilitats són diverses i, per tant, has de plantejar la teva planificació segons cada cas. Sigui com sigui, aquesta és una bona manera de posar ordre.

3. Comprova l'efectivitat de la teva gestió d'inventaris

L'efectivitat de la gestió dels inventaris s'ha de controlar. Has de veure-ho com una forma de guanyar competitivitat.

L'ideal és que la gestió i planificació d'inventaris estigui relacionada amb exercicis anteriors. El Big Data proporciona actualment un torrent d'informació que et permet conèixer els ítems següents:

● Vendes totals de l'exercici anterior. Aquesta és la magnitud més genèrica, però que dona una idea general de la capacitat de magatzem que necessites.

● Entrades consumides durant l'exercici anterior.

● Fluxos generats durant el mes anterior o durant el mateix mes de l'exercici anterior. Aquesta magnitud té una importància decisiva, sobretot quan es tracta d'empreses amb una alta estacionalitat.

● Evolució d'inputs i outputs. En relació amb això, pots saber quant de temps tens una mercaderia al teu magatzem. Seria possible, fins i tot, saber la despesa que es genera.

En definitiva, amb totes aquestes dades disposaràs d'una guia per fer una planificació conscient. Això et permetrà fer canvis sobre la marxa. I, tot i que les possibilitats d'errors no arribaran a zero, sí que es minimitzaran.

Conclusió

La planificació d'un inventari segons demanda és una premissa bàsica, però la implementació no ho és tant. És crucial saber utilitzar l'eina adequada i la metodologia convenient i adaptar-se als canvis que apareguin. Per tant, la capacitat de gestió és clau.

Avui és possible planificar els teus inventaris de manera senzilla i garantint una gestió intel·ligent. Les eines de SEIDOR Business One estan adaptades a tota mena d'empreses. Tens dubtes sobre el programari que necessites? Contacta amb nosaltres!